Stadgar
Vetenskapliga samfundens delegation grundades år 1899 genom beslut av Kejserliga Senaten i Finland. Om delegationens ställning har stiftats lagen om Vetenskapliga samfundens delegation (938/2006). Dessa stadgar har godkänts vid delegationens möte 2.10.2012.
1 § Delegationens namn och hemort
Vetenskapliga samfundens delegation, på finska Tieteellisten seurain valtuuskunta, är ett samarbetsorgan för vetenskapliga samfunden i Finland. Senare i dessa stadgar kallas samfunden delegationens medlemssamfund. Delegationens hemort är Helsingfors.
2 § Delegationens syfte och verksamhetsformer
Delegationens syfte är att
1) främja samarbetet mellan medlemssamfunden i delegationen och stödja deras verksamhetsbetingelser;
2) utveckla förmedlingen av vetenskaplig information och publikationsverksamhet samt sköta det internationella utbytet av vetenskaplig litteratur;
3) arbeta för att forskningsrönen blir kända och utnyttjade i samhället, samt
4) ansvara för de medel som beviljats delegationen, ansvara för administrationen och skötseln av de mötes- och byrålokaler, som ställts till vetenskapliga samfundens förfogande, samt ansvara för övriga för vetenskapliga samfunden gemensamma uppdrag.
3 § Godkännandet av medlemssamfunden
Valet av delegationens medlemssamfund sker på förslag av styrelsen på vårmötet. Att bli vald till delegationens medlemssamfund förutsätter att det ifrågavarande samfundet är en registrerad förening eller en annan sammanslutning, som har visat sig ha främjat vetenskaplig forskning och verksamhet.
Skriftliga ansökningar för medlemskap skall lämnas före vårmötet inom av styrelsen utsatt tid.
4 § Utträde och uteslutning av ett medlemssamfund
Ett medlemssamfund har rätt att utträda ur delegationen genom att skriftligen anmäla detta hos delegationens styrelse eller genom att vid delegationens möte anmäla om utträde för anteckning i protokollet.
Styrelsen kan utesluta ett medlemssamfund ur delegationen om det inte har betalat sin förfallna medlemsavgift. Annars tillämpas, vad i paragraferna 14 och 15 i lagen om föreningar (503/1989) stadgas.
5 § Medlemsavgifter
Samfundets höstmöte beslutar om grunden och storleken av den årliga medlemsavgiften som uppbärs av medlemssamfunden.
6 § Personer med rätt att teckna delegationens namn
Samfundets namn tecknas av styrelsens ordförande eller viceordförande, tillsammans med verksamhetsledaren eller av två styrelsemedlemmar därtill befullmäktigade av styrelsen för att sköta ett nämnt ärende.
7 § Räkenskapsperiod och revision
Samfundets räkenskapsperiod är ett kalenderår.
Bokslutet jämte nödvändiga handlingar och styrelsens årsberättelse skall överlämnas till revisorerna senast den 15 februari. Revisorerna skall ge sitt utlåtande skriftligen till styrelsen senast två veckor före vårmötet.
8 § Styrelsen
Samfundets angelägenheter sköts av styrelsen som består av femton medlemmar. Till styrelsen hör de tio medlemmar och suppleanter, som väljs vid höstmötet och fem medlemmar och deras suppleanter, som vetenskapsakademierna har utsett till sina representanter. Finska Vetenskapsakademin och Finska Vetenskaps-Societeten utser två representanter var och Akademin för de Tekniska Vetenskaperna en representant samt suppleanter för dessa.
Vid väljandet av styrelsemedlemmar bör man eftersträva att olika discipliner och ute i landet verkande sällskap blir representerade så rättvist som möjligt. För varje styrelsemedlem väljs en personlig suppleant. Medlemmar och suppleanter väljs för tre kalenderår åt gången så, att varje år står fem medlemmar med suppleanter i tur att avgå.
Styrelsen väljer inom sig en ordförande och viceordförande samt väljer en verksamhetsledare, som verkar som styrelsens sekreterare och ansvarar för föredragningen. Styrelsen sammanträder på kallelse av ordföranden eller då han har förhinder på kallelse av viceordföranden.
Styrelsen kan besluta om förvaltningen av delegationens ekonomi samt säljande, bytande och inteckning av delegationens egendom.
Styrelsen är beslutför när ordföranden eller viceordföranden och minst sju av dess medlemmar är närvarande. Omröstningarna avgörs med enkel majoritet. Om rösterna faller jämnt avgör ordförandens röst, vid personval avgör emellertid lotten.
9 § Arbetsutskottet
Styrelsen utser inom sig ett arbetsutskott för att bereda ärenden, till vilken väljs förutom ordföranden och viceordföranden minst två andra styrelsemedlemmar. Arbetsutskottet kan höra sakkunniga. Som arbetsutskottets ordförande fungerar styrelsens ordförande. Som sekreterare fungerar delegationens verksamhetsledare.
Styrelsen kan delegera skötseln och avgörandet av angivna ärenden till arbetsutskottet. Styrelsen bör informeras om arbetsutskottets beslut.
10 § Delegationens möten
Delegationen håller två ordinarie möten om året. Delegationens vårmöte hålls före slutet av mars och höstmöte före slutet av oktober.
Ett extra möte hålls då delegationens möte så besluter eller då styrelsen anser att det finns skäl därtill eller då minst tio av delegationens medlemssamfund skriftligen kräver det av styrelsen för ett särskilt angivet ärende. Mötet skall hållas inom trettio dagar från den tidpunkt då kravet på mötet framställts hos styrelsen.
Vid delegationens möten har varje medlemssamfund en röst. Vid omröstning kan en närvarande person använda rösträtten endast för ett medlemssamfund. Som mötets beslut gäller den åsikt som har understötts av mer än hälften av de avgivna rösterna. Om rösterna faller jämnt avgör mötesordförandens röst, vid personval avgör emellertid lotten.
Kallelse till delegationens möten bör skickas som brev eller elektroniskt senast fjorton dagar före mötet.
11 § De ordinarie mötena
Vid vårmötet behandlas
a. val av mötesordförande och andra funktionärer;
b. fastställande av bokslutet och årsberättelsen;
c. beviljande av ansvarsfrihet;
d. godkännande och utträde av medlemssamfund;
e. övriga i möteskallelsen nämnda ärenden.
Vid höstmötet behandlas
a. val av mötesordförande och andra funktionärer;
b. val av medlemmar i styrelsen i stället för de, som är i tur att avgå, för fäljande treårsperiod. Perioden begynner inkommande år.;
c. val av två revisorer och deras suppleanter för följande kalenderår;
d. verksamhetsplan för följande kalenderår;
e. fastställande av budgeten samt medlemsavgiftens storlek för följande kalenderår;
f. övriga i möteskallelsen nämnda ärenden.
12 § Förvaltning
Styrelsen bestämmer över delegationens förvaltning, utöver det som ovan föreskrivs. För de olika verksamhetsenheterna godkänner styrelsen en struktur som svarar mot behoven som berör delegationens förvaltning, ekonomi, medlemsservice, publikationsverksamhet och övriga funktioner. Om ledningen av delegationens förvaltning och organiseringen av de olika enheternas uppgifter bestäms i ett reglemente.
Reglementet för delegationen bereds av arbetsutskottet och godkänns av styrelsen.
13 § Verksamhetsledaren
Delegationen har en verksamhetsledare, som leder delegationens kansli.
14 § Ändring av stadgarna
Beslut om ändring av stadgarna skall fattas vid delegationens två på varandra följande möten, som bör ha minst en månads mellanrum och förslaget bör sändas med möteskallelse till medlemssamfunden. I det senare av mötet bör förslaget godkännas eller förkastas i den form, det är godkänt i det förra mötet.
15 § Ikraftträdande
Stadgarna träder i kraft den 1 januari 2013. Med detta upphävs de stadgar som Vetenskapliga samfundens delegation har godkänt 20.3.2007.
