Säännöt
Tieteellisten seurain valtuuskunta on asetettu Keisarillisen Suomen Senaatin elokuun 19. päivänä 1899 antaman määräyksen nojalla. Valtuuskunnan asemasta on annettu laki Tieteellisten seurain valtuuskunnasta (938/2006). Tämän lain nojalla nämä säännöt on hyväksytty valtuuskunnan kokouksessa 2.10.2012.
1 § Nimi ja kotipaikka
Tieteellisten seurain valtuuskunta, ruotsiksi Vetenskapliga samfundens delegation, on Suomessa toimivien tieteellisten seurojen yhteistoimintaelin. Seuroja kutsutaan näissä säännöissä jäljempänä valtuuskunnan jäsenseuroiksi. Valtuuskunnan kotipaikka on Helsinki.
2 § Valtuuskunnan tarkoitus ja tehtävät
Valtuuskunnan tehtävänä on
1) edistää valtuuskunnan jäsenyhteisöjen yhteistyötä ja toimintaedellytyksiä;
2) kehittää tieteellisen tiedon välitystä ja julkaisutoimintaa sekä hoitaa tieteellisen kirjallisuudenkansainvälistä vaihtoa;
3) edistää tutkimustiedon tunnetuksi tekemistä ja sen käyttöä yhteiskunnassa;
4) vastata toimintaansa varten osoitettujen varojen käytöstä, tieteellisille seuroille luovutettujen yhteisten kokous- ja toimistotilojen hallinnasta ja hoidosta sekä muista tieteellisille seuroille yhteisistä tehtävistä.
3 § Jäseneksi valitseminen
Valtuuskunnan jäsenseuraksi valitseminen tapahtuu valtuuskunnan hallituksen esityksestä valtuuskunnan kevätkokouksessa. Valtuuskunnan jäsenseuraksi valitsemisen edellytyksenä on, että asianomainen seura on rekisteröity yhdistys tai muu yhteisö, joka on osoittanut edistävänsä tieteellistä tutkimusta ja toimintaa.
Kirjalliset jäsenhakemukset on jätettävä ennen kevätkokousta hallituksen määräämään ajankohtaan mennessä.
4 § Jäsenen eroaminen ja erottaminen
Jäsenseuralla on oikeus erota valtuuskunnasta ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai ilmoittamalla erosta valtuuskunnan kokouksessa merkittäväksi pöytäkirjaan.
Hallitus voi erottaa jäsenseuran, jos se on jättänyt erääntyneen jäsenmaksun maksamatta. Muutoin sovelletaan, mitä yhdistyslain (503/1989) 14 ja 15 §:ssä säädetään.
5 § Jäsenmaksu
Jäsenseuroilta perittävän vuotuisen jäsenmaksun perusteista ja suuruudesta päättää valtuuskunnan syyskokous.
6 § Valtuuskunnan nimenkirjoittaminen
Valtuuskunnan nimen kirjoittavat hallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja yhdessä toiminnanjohtajan kanssa taikka kaksi hallituksen keskuudestaan nimettyä asiaa varten määräämää jäsentä yhdessä.
7 § Tilikausi ja tilintarkastus
Valtuuskunnan tilikausi on kalenterivuosi.
Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava tilintarkastajille viimeistään helmikuun 15. päivänä. Tilintarkastajien tulee antaa hallitukselle kirjallinen lausunto viimeistään kaksi viikkoa ennen kevätkokousta.
8 § Hallitus
Valtuuskunnan asioita hoitaa 15-jäseninen hallitus, joka valitaan valtuuskunnan syyskokouksessa. Siihen kuuluvat valtuuskunnan kokouksen valitsemat kymmenen jäsentä ja varajäsentä sekä kokouksen vahvistamat viisi tiedeakatemioiden edustajikseen nimeämää jäsentä ja heidän varajäsenensä. Suomalainen Tiedeakatemia ja Suomen Tiedeseura nimeävät kumpikin kaksi edustajaa ja Teknillisten Tieteiden Akatemia yhden edustajan varajäsenineen.
Hallituksen jäseniä valittaessa tulee pyrkiä siihen, että eri tieteenalat ja maan eri puolilla toimivat seurat ovat mahdollisimman tasapuolisesti edustettuina. Kullekin jäsenelle valitaan henkilökohtainen varajäsen. Jäsenet ja varajäsenet valitaan kolmeksi kalenterivuodeksi kerrallaan siten, että kunakin vuonna viisi jäsentä varajäsenineen on erovuorossa.
Valtuuskunnan hallitus valitsee vuodeksi kerrallaan keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. Hallitus ottaa toiminnanjohtajan, joka toimii hallituksen sihteerinä ja vastaa esittelystä.
Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta.
Hallitus päättää valtuuskunnan omaisuuden hoidosta sekä myynnistä, vaihtamisesta ja kiinnittämisestä.
Hallitus on päätösvaltainen, kun puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja sekä vähintään seitsemän muuta jäsentä on saapuvilla. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, henkilövaalissa arpa ratkaisee.
9 § Työvaliokunta
Hallitus asettaa asioiden valmistelua varten keskuudestaan työvaliokunnan, johon puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan lisäksi valitaan vähintään kaksi muuta hallituksen jäsentä. Työvaliokunta voi kuulla asiantuntijoita.
Työvaliokunnan puheenjohtajana toimii hallituksen puheenjohtaja. Sihteerinä toimii valtuuskunnan toiminnanjohtaja.
Valtuuskunnan hallitus voi siirtää nimettyjen asioiden hoidon ja ratkaisun työvaliokunnalle. Työvaliokunnan tulee saattaa päätöksensä hallituksen tietoon.
10 § Valtuuskunnan kokoukset
Valtuuskunta pitää vuosittain kaksi varsinaista kokousta. Kevätkokous pidetään maaliskuun loppuun mennessä ja syyskokous lokakuun loppuun mennessä.
Ylimääräinen kokous pidetään, kun valtuuskunnan kokous niin päättää tai hallitus katsoo siihen olevan aihetta taikka vähintään kymmenen valtuuskunnan jäsenseuroista sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle.
Valtuuskunnan kokouksessa kullakin jäsenseuralla on yksi ääni. Äänestettäessä paikalla oleva henkilö voi käyttää äänioikeutta vain yhden jäsenseuran puolesta.
Päätökseksi tulee se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, henkilövaaleissa ratkaisee arpa.
Kutsut valtuuskunnan kokouksiin toimitetaan kirjeellä tai sähköisesti jäsenseuroille vähintään 14 päivää ennen kokousta.
11 § Varsinainen kokous
Kevätkokouksessa
a. valitaan kokoukselle puheenjohtaja ja muut toimihenkilöt;
b. vahvistetaan edellisen vuoden toimintakertomus ja tilinpäätös;
c. päätetään vastuuvapauden myöntämisestä;
d. päätetään jäsenseurojen hyväksymisestä ja eroamisesta;
e. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
Syyskokouksessa
a. valitaan kokoukselle puheenjohtaja ja muut toimihenkilöt;
b. valitaan hallituksen jäsenet erovuorossa olevien sijaan seuraavan vuoden alusta alkavaksi kaudeksi;
c. valitaan kaksi tilintarkastajaa ja näille varamiehet tarkastamaan seuraavan kalenterivuoden taloutta;
d. hyväksytään seuraavan vuoden toimintasuunnitelma;
e. hyväksytään talousarvio ja jäsenmaksu;
f. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
12 § Hallinto
Valtuuskunnan hallinnosta päättää, sen lisäksi mitä edellä määrätään, valtuuskunnan hallitus.
Valtuuskunnan hallitus hyväksyy eri toimintayksikköjä varten rakenteen, joka vastaa valtuuskunnan hallinnon, taloudenpidon, jäsenpalvelujen, julkaisutoiminnan ja muiden toimintojen tarpeita.
Valtuuskunnan hallinnon johtamisesta ja eri yksikköjen tehtävien järjestämisestä määrätään ohjesäännössä.
Valtuuskunnan ohjesäännön valmistelee työvaliokunta ja sen hyväksyy hallitus.
13 § Toiminnanjohtaja
Valtuuskunnalla on toiminnanjohtaja, joka johtaa valtuuskunnan toimistoa.
14 § Sääntöjen muuttaminen
Näiden sääntöjen muuttamista tarkoittava ehdotus on hyväksyttävä kahdessa peräkkäisessä, vähintään kuukauden välein pidetyssä valtuuskunnan kokouksessa, jolloin ehdotus on kutsun mukana saatettava jäsenseurojen tietoon. Jälkimmäisessä kokouksessa on ehdotus joko hyväksyttävä tai hylättävä sellaisena kuin se edellisessä kokouksessa on hyväksytty.
15 § Voimaantulo
Nämä säännöt tulevat voimaan 1. päivänä tammikuuta 2013. Samalla kumotaan Tieteellisten seurain valtuuskunnan 20.3.2007 hyväksymät säännöt.
