TSV:n uutiskirjeiden tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste koskee Tieteellisten seurain valtuuskunnan (TSV) uutiskirjeiden tilaajien henkilötietojen käsittelyä. Selosteessa kerrotaan, mitä henkilötietoja keräämme uutiskirjeiden tilaamisen yhteydessä, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mitkä ovat rekisteröidyn oikeudet.

1. Rekisterinpitäjä

Tieteellisten seurain valtuuskunta (TSV)
Kirkkokatu 6, 00170 Helsinki

2. Yhteyshenkilö

Tietosuojatiimi
tietosuoja [at] tsv.fi (tietosuoja[at]tsv[dot]fi)

3. Käsittelijä

Gruppo Oy
Y-tunnus: 2190176 4
Laivurinkatu 37
00150 Helsinki

Avoimen julkaisemisen tiedotuslistan käsittelijä:

MailerLite Limited
38 Mount Street Upper, Dublin, Irlanti
MailerLite-palvelun tietosuojaseloste

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään uutiskirjeiden lähettämiseksi Tieteellisten seurain valtuuskunnan (TSV) toimintaan liittyvästä aiheista tiedottamiseksi.

Henkilötietoja käsitellään seuraavin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisin oikeusperustein:

1. Rekisteröidyn yksiselitteisesti antama suostumus, joka on rekisteröidyn peruutettavissa milloin tahansa. Käsittelemme henkilötietoja suostumuksen perusteella, kun henkilö tilaa uutiskirjeen itse.

2. Rekisteröidyn kanssa tehty sopimus (Avoimen julkaisemisen tiedotuslista)

3. Oikeutettu etu, TSV tiedottaa esimerkiksi yhteistyökumppaneilleen tai sidosryhmilleen heidän tehtäviinsä liittyvistä asioista, kun oikeutetun edun edellytykset täyttyvät. Oikeutettu etumme perustuu tarpeeseen ylläpitää yhteyksiä sidosryhmiimme ja tiedottaa heille heidän tehtäviinsä tai yhteistyöhön liittyvistä asioista. Informoimme vastaanottajia henkilötietojen käsittelystä ja mahdollisuudesta vastustaa sitä.

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Uutiskirjerekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

sähköpostiosoite
nimi
organisaatio
uutiskirjeen tilaamiseen ja perumiseen liittyvät tiedot
IP-osoite, josta käsin tilaus on tehty tai peruttu (Avoimen julkaisemisen tiedotuslista)

6. Tietolähteet

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään uutiskirjeen tilauksen yhteydessä. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta. Informoimme rekisteröityjä henkilötietojen käsittelystä, tietojen alkuperästä ja heidän oikeuksistaan.

7. Tietojen suojaaminen

Rekisterin tiedot on tallennettu Gruppo Oy:n järjestelmään, joka on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tieto ja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Avoimen julkaisemisen tiedotuslista

Rekisterin tiedot on tallennettu MailerLite Limited -nimisen palveluntarjoajan järjestelmään, joka on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

8. Tietojen luovutukset ja henkilötietojen käsittelijät

Uutiskirjeiden lähettämisessä voidaan käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun.

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille ilman laillista perustetta.

9. Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin uutiskirjeen tilaus on voimassa.

Tiedot poistetaan ilman aiheetonta viivytystä, kun rekisteröity peruuttaa tilauksensa.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa
pyytää tietojensa oikaisemista tai poistamista
rajoittaa tai vastustaa henkilötietojen käsittelyä
peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa
tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja asetuksessa säädetyssä ajassa.

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

12. Tietosuojaselosteen muutokset

Tätä tietosuojaselostetta päivitetään tarvittaessa. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, niistä informoidaan rekisterinpitäjän verkkosivuilla.