Tietosuoja

Tieteellisten seurain valtuuskunta (TSV) kunnioittaa yksityisyyttäsi ja käsittelee henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukaisesti. Henkilötietoja voidaan kerätä esimerkiksi TSV:n tuottamiin palveluihin rekisteröidyttäessä (mm. avustusjärjestelmät, kirjakauppa Tiedekirja, Tieteiden talon varausjärjestelmä) tai esimerkiksi uutiskirjeen tilauksen yhteydessä.

Henkilötietoja käsitellään verkkosivuilla ainoastaan SSL-salattua (https://) yhteyttä käyttäen. Tiedot suojataan nykyaikaisia organisatorisia ja teknisiä menetelmiä käyttäen ja niihin on pääsy ainoastaan niillä henkilöillä, jotka työtehtäviensä hoidossa niitä tarvitsevat.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjällä on oikeus tarkastaa rekisteröidyn henkilöllisyys pyynnön yhteydessä.

Rekisteröity voi koska vaan pyytää tietonsa poistettavaksi ja ellei muut lakivelvoitteet tätä estä, poistetaan tiedot ilman aiheetonta viivytystä.

Tältä sivulta löydät tietoa www.tsv.fi sivuston evästekäytännöistä ja kävijätilastoinnista sekä Tieteellisten seurain valtuuskunnan, Tiedonjulkistamisen neuvottelukunnan ja Tutkimuseettisen neuvottelukunnan yhteystietorekisterin yleisen tietosuojaselosteen. Lisäksi sivuvalikosta voit siirtyä asiakas- ja jäsenrekisterien, uutiskirjetilaajarekisterien ja muiden rekisterien tietosuojaselosteisiin (valikko päivittyy).

Evästeet

Tieteellisten seurain valtuuskunnan verkkosivuilla käytetään yhtä evästettä (englanniksi cookie), joka on sivuston teknisen toiminnan kannalta välttämätön. Sen avulla varmistetaan sivuston tekninen toimivuus, eikä sitä käytetä muihin tarkoituksiin.

Evästeet ovat pieniä käyttäjän laitteeseen sijoitettava tekstitiedosto, jonka avulla voidaan tallentaa sivuston käytön kannalta tärkeitä asetuksia. Käyttäjä voi halutessaan kieltää evästeiden vastaanoton oman selaimen asetuksia muuttamalla. Evästeiden käytön kieltäminen voi aiheuttaa puutteita sivuston toiminnassa.

Välttämätön eväste

has_js

Eväste määrittää, onko JavaScript aktivoitu selaimessa. Se on ensimmäisen osapuolen istuntoeväste, joka poistetaan, kun selain suljetaan.

Kävijätilastointi

Sivuston käytöstä tehdään kävijätilastointia, jota hyödynnetään sivuston kehittämisessä. Tietoja kerätään muun muassa siitä, miltä sivulta käyttäjä on siirtynyt sivustolle, mihin kellonaikaan vierailu on tapahtunut, mistä päin maailmaa vierailu on tapahtunut sekä mitä selainta ja laitetta vierailuun on käytetty. Siitä, mistä vierailu on tullut, ei saada tarkkoja tietoja.

Kävijätilastoinnissa vierailijan IP-osoitteesta poistetaan kaksi viimeistä tavua. Tilastointi ei tallenna käyttäjän laitteelle evästeitä, eikä kerättyä tietoa luovuteta Tieteellisten seurain valtuuskunnan, Tiedonjulkistamisen neuvottelukunnan tai Tutkimuseettisen neuvottelukunnan ulkopuolelle. Tietoja pääsevät katsomaan edellä mainittujen tahojen työntekijät, joiden tehtäviin kuuluu verkkoviestintä.

Kävijätilastointia ylläpidetään Suomessa sijaitsevilla palvelimilla, eivätkä tiedot näin ollen siirry Euroopan unionin alueen ulkopuolelle. Tietoja ei yhdistetä muihin tietolähteisiin, eikä niitä hyödynnetä markkinoinnissa.

Tieteellisten seurain valtuuskunnan, Tiedonjulkistamisen neuvottelukunnan ja Tutkimuseettisen neuvottelukunnan yhteystietorekisteri

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja asetuksen (EU 679/2016 12-22) mukainen rekisteröidyn informointiasiakirja Tieteellisten seurain valtuuskunnan (TSV), Tiedonjulkistamisen neuvottelukunnan (TJNK) ja Tutkimuseettisen neuvottelukunnan (TENK) yhteystietorekisteristä.

Laatimispäivä 30.11.2022

1. Yhteisrekisterinpitäjät

Tieteellisten seurain valtuuskunta
Tiedonjulkistamisen neuvottelukunta
Tutkimuseettinen neuvottelukunta
Kirkkokatu 6
00170 Helsinki

2. Yhteisrekisteristä vastaavat yhteyshenkilöt

Hallinnon assistentti Elina Suominen
Tieteellisten seurain valtuuskunta
Kirkkokatu 6
00170 Helsinki
elina.suominen(at)tsv.fi
Puh. +358 44 745 6501

Viestintä- ja tapahtumakoordinaattori Kaisa Kivipuro
Tieteellisten seurain valtuuskunta
Kirkkokatu 6
00170 Helsinki
kaisa.kivipuro(at)tsv.fi
Puh. +358 44 745 6519

Suunnittelija Terhi Tarkiainen
Tiedonjulkistamisen neuvottelukunta
Tutkimuseettinen neuvottelukunta
Kirkkokatu 6
00170 Helsinki
terhi.tarkiainen(at)tsv.fi
+358 44 346 9990

3. Käsittelijä

Gruppo oy
Y-tunnus: 2190176 4
Laivurinkatu 37
00150 Helsinki

4. Yhteisrekisterin nimi

Tieteellisten seurain valtuuskunnan, Tiedonjulkistamisen neuvottelukunnan ja Tutkimuseettisen neuvottelukunnan yhteystietorekisteri

5. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään seuraavin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisin oikeusperustein:

  • Rekisteröidyn yksiselitteisesti antama suostumus
  • Rekisteröidyn kanssa tehty sopimus
  • Rekisterinpitäjän oikeutettu etu

Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käytetään Tieteellisten seurain valtuuskunnan (TSV), Tiedonjulkistamisen neuvottelukunnan (TJNK) ja Tutkimuseettisen neuvottelukunnan (TENK) luottamushenkilöiden, yhteistyökumppaneiden ja muiden sidosryhmien sekä median yhteystietojen ylläpitoon ja heille viestimiseen. Yhteisrekisterissä oleville henkilölle voidaan lähettää hänen työnsä kannalta keskeiseksi arvioitua tietoa TSV:n, TJNK:n tai TENK:n toiminnasta, kuten tiedotteita ja tapahtumakutsuja. 

Lisäksi yhteisrekisteri sisältää erillisiä asiakas- ja jäsenrekistereitä, uutiskirjeentilaajarekistereitä ja muita rekistereitä, joissa olevia henkilötietoja käytetään näille rekistereille laadittujen tietosuojaselosteiden määrittelemään tarkoitukseen. TSV:n, TJNK:n ja TENK:n tietosuojaselosteet löydät sivun vasemmasta valikosta (valikko päivittyy).

6. Tietosisältö

  • Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja:
  • Rekisteröidyn nimi
  • Organisaatio ja osasto
  • Tehtävänimike organisaatiossa
  • Muut keskeiset tiedot rekisteröidyn työtehtävään liittyen (esim. virkavapaa, viransijaisuus, määräaikaisuus, sihteerin yhteystiedot)
  • Sähköpostiosoite
  • Osoite
  • Puhelinnumero

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään tai kerätään julkisista lähteistä.

8. Tietojen siirto muihin palveluihin

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei siirretä muihin palveluihin.

9. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta ulkopuolisille tahoille. Jos tietoja luovutetaan, siitä ilmoitetaan tapauskohtaisessa tietosuojaselosteessa.
Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Rekisterin kontaktit käydään läpi vuosittain ja lisäksi tietoja voidaan päivittää aina tarvittaessa esimerkiksi rekisteröidyn pyynnöstä. Henkilötiedot poistetaan, jos rekisterinpitäjillä ei ole tietosuoja-asetuksen mukaisia perusteita henkilötietojen käsittelyyn.

11. Rekisterin tietojen suojaaminen

Rekisterin tiedot on tallennettu Gruppo Oy:n järjestelmään, joka on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

12. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkastaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja asetuksessa säädetyssä ajassa.
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet, kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja asetuksessa säädetyssä ajassa.

14. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli tätä selostetta muutetaan, muutokset laitetaan näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, niistä informoidaan rekisterinpitäjän verkkosivuilla.

Päivitetty 30.11.2022 9.00