Julkaisuavustuksen tiliselvitys

Tiliselvityksen tekeminen

Tee tiliselvitys saaduista avustuksista avustusvuotta seuraavan vuoden keväällä, viimeistään 30.4. Tee tiliselvitys avustusjärjestelmässä. 

Kirjaudu sisään järjestelmään seuran käyttäjätilin tunnuksilla.  Jos seuran yhteyshenkilö vaihtuu tai käyttäjätilin sähköpostiosoite ei ole seuran yleinen osoite, päivitä uusi sähköpostiosoite kohdassa Oma profiili → Vaihda sähköpostiosoite. Muista tallentaa muutos.

Tiliselvityksessä on erilliset lomakkeet aikakausjulkaisulle  ja monografialle.

Tee tiliselvitys

Tiliselvityksen liitteet

Liitä tiliselvitykseen sähköisesti avustusvuotta koskevat:

• allekirjoitettu tuloslaskelma ja tase liitetietoineen
• allekirjoitettu tilintarkastus- tai toiminnantarkastuskertomus
• toimintakertomus tai muu kirjallinen selvitys avustukseen liittyvästä toiminnasta

Jos julkaisun tuotot ja kulut eivät näy eriteltyinä tuloslaskelmassa, liitä lisäksi:

• sarjakohtainen tuloslaskelma tai
• pääkirjaote, josta sarjan tuotot ja kulut käyvät ilmi

​
Jos sarjakohtainen erittely ei ole mahdollinen, voit:

• liittää kopiot kuiteista (pienimuotoisessa toiminnassa), tai  ​
• pyytää tilintarkastajalta lausunnon avustuksen käytöstä.

Mahdollisista lausuntokustannuksista vastaa seura/julkaisija.

Tiliselvityksen yleiset periaatteet

Tiliselvityksessä ilmoitettujen tietojen tulee perustua kirjanpitoon ja olla todennettavissa. Tutustu seuraavaksi tiliselvityksen keskeisiin periaatteisiin, jotka koskevat tuottojen ja kulujen erittelyä sekä avustuksen käyttöä.

Tuottojen ja kulujen erillisyys

Erota julkaisutoiminnan tuotot ja kulut yhteisön muusta toiminnasta.​ Erota eri sarjojen taloustiedot siten, että tiliselvityksessä ilmoitetut luvut voi todentaa kirjanpidosta.

Avustuksen palautus

Valtionavustus on tarkoitettu kattamaan tappioita tilanteessa, jossa tuotot eivät riitä kattamaan kuluja. Jos avustuskohteen tuottojen ja kulujen erotus on yli 100 euroa, tukea on palautettava sen ylittävä osuus tuesta. Mahdollinen lasku, jolla se maksetaan, lähetetään tiliselvityksen tarkastuksen jälkeen. Jos et toimita tiliselvitystä määräajassa, koko avustus peritään takaisin.

Tuotot ja kulut tiliselvityksessä

Tiliselvityksessä ilmoitettujen tuottojen ja kulujen tulee perustua toteutuneisiin tapahtumiin ja vastata kirjanpitoa sekä liitteinä toimitettuja asiakirjoja. Hyväksyttäviksi katsotaan toiminnan kannalta tarpeelliset ja kohtuulliset kustannukset.

Julkaisutoiminnan tuotot

Ilmoita tuottoina koko sarjan tuotot, mukaan lukien vanhempien osien myynti- ja lisenssituotot kyseiseltä avustusvuodelta. Kohdenna jäsenmaksuista julkaisulle kuuluva osuus joko tilaus- ja myyntituottoihin tai muihin tuottoihin. Jos jäsenet saavat julkaisun jäsenetuna, arvioi ja kirjaa kohtuullinen osuus jäsenmaksuista julkaisutoiminnalle.

Merkitse kohtaan ”Muut avustukset” kaikki kyseiselle julkaisulle saadut muut avustukset ja apurahat.

Julkaisutoiminnan kulut

Ilmoita kulut todellisten, toteutuneiden kustannusten perusteella. Hyväksyttäviksi katsotaan avustettavan toiminnan kannalta tarpeelliset ja määrältään kohtuulliset kustannukset.

Perusta palkkakirjaukset todellisiin kustannuksiin ja käytettyyn työaikaan. Älä ilmoita laskennallisia kuluja, kuten talkoo- tai vapaaehtoistyön arvoa.

Palkkakulut​

Palkkojen osalta hyväksytään enintään 80 000 euroa vuodessa henkilöä kohden lakisääteisine sivukuluineen. Ylittävä osuus tulee kattaa muulla rahoituksella. Perusta palkkakirjaukset todellisiin toteutuneisiin kustannuksiin. Älä sisällytä laskennallisia eriä tai talkootyötä.​

Kohdista palkkakulut toteutuneen työajan perusteella ja esitä tarvittaessa kohdentamisperiaatteet.

Edustuskulut​

Erittele edustuskulut ja pidä ne kohtuullisina. Voit hyväksyä tavanomaiset ja perustellut vieraanvaraisuuteen liittyvät kulut. Älä sisällytä rahalahjoja tai rahanarvoisia lahjakortteja. Voit kattaa arpajaispalkinnot ja markkinointimateriaalit, jos ne liittyvät olennaisesti avustettuun toimintaan.

Arvolisänvero​

Merkitse arvonlisävero kuluksi vain siltä osin kuin se jää lopullisesti maksettavaksesi. Jos voit vähentää arvonlisäveron verotuksessa, ilmoita kustannukset ilman arvonlisäveroa.

Yleishallinnon kustannusten kohdentaminen

Voit kohdentaa julkaisutoiminnan avustukselle yleishallinnon kustannuksia enintään 15 prosenttia julkaisun kustannuksista.

Kohdenna kustannukset selkeästi ja perustellusti. Varmista, että ne ovat talousarvion mukaisia, dokumentoituja ja perustuvat todellisiin kuluihin. Käytä samaa kohdentamisperiaatetta koko avustuksen käyttöajan ja kirjaa kustannukset julkaisun kustannuspaikalle.

Yleiskustannusten tulee:​

• olla selkeästi kohdennettavissa​
• vastata talousarviota​
• olla dokumentoituja​
• perustua todellisiin kustannuksiin​
• näkyä kustannuspaikkaraportilla

Yleiskustannuksia ovat:​

• Yleishallinnon henkilöstön (esim. toiminnanjohtaja, talouspäällikkö, kirjanpitäjä, hallintopäällikkö, toimistotyöntekijä) kustannukset. Yleishallinnon henkilöstöön kuuluvaksi voidaan katsoa sellainen henkilö, jonka työsuhteeseen eivät hankkeiden määrän yksittäiset muutokset vaikuta.
• Avustuksen saajan ylimpien toimielinten kokouskustannukset.
• Yleishallinnon posti-, puhelin-, tietoliikenne-, kopio- yms. toimistokulut.
• Tilintarkastuksen ja toiminnantarkastuksen kustannukset.
• Ulkoistetusta toiminnosta aiheutuneet kustannukset siltä osin kuin tilatut palvelut liittyvät johonkin yleistoimintaan kuten esim. taloushallinnon ulkoistamiseen.
• Yleishallintoon liittyvät tietotekniikka- ja tietojärjestelmäkustannukset, ellei niitä kateta erillisellä avustuksella.

Kustannukset, joita avustuksella ei voi kattaa

Opetus- ja kulttuuriministeriön avustuksella ei voi kattaa esimerkiksi:

• poistoja
• varainhankinnan kustannuksia
• liike- ja sijoitustoiminnan kustannuksia
• laskennallisia eriä, jotka eivät perustu toteutuneisiin kustannuksiin
• lainojen lyhennyksiä ja korkoja
• ei-lakisääteisiä lisäeläkkeitä
• tulospalkkioita
• oikeudenkäyntikustannuksia
• oikeuden määräämiä korvauksia
• rangaistusluonteisia maksuja, kuten sakkoja ja viivästyskorkoja
• avustuksen palautus

Ota huomioon seuraavat poikkeukset.

Tilinpäätöksessä kuluksi ja lomapalkkavelaksi kirjattavat henkilöstökulut hyväksytään sen tilivuoden kuluksi, jona ne kirjanpitolain mukaan kirjataan kuluksi, vaikka ne maksettaisiin vasta seuraavana tilikautena.

Irtisanomiskorvauksia tai irtisanomisajalta ilman työvelvollisuutta maksettavia palkkoja ei voi kattaa avustuksella. Jos työntekijä kuitenkin tekee työtä irtisanomisaikanaan, palkkakustannukset voidaan hyväksyä.

Tee tiliselvitys

Onko sinulla kysyttävää tiliselvityksen tekemisestä?

Voit olla sähköpostitse yhteydessä osoitteeseen: taloushallinto [at] tsv.fi (taloushallinto[at]tsv[dot]fi)