TSV:n jäsenrekisterin tietosuojaseloste

1.Rekisterinpitäjä

Tieteellisten seurain valtuuskunta
Kirkkokatu 6
00170 Helsinki
Y-tunnus: 0524704-5

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Tietosuojatiimi
tietosuoja [at] tsv.fi (tietosuoja[at]tsv[dot]fi)

3. Rekisterin nimi

Tieteellisten seurain valtuuskunnan jäsenrekisteri

4. Miksi henkilötietoja käsitellään?

Jäsenrekisterin tarkoituksena on ylläpitää TSV:n jäsenyhteisöjen yhteystietoja ja mahdollistaa yhteydenpito jäsenyhteisöihin.

Rekisterin tietoja käytetään esimerkiksi

• jäsenviestintään
• jäsenasioiden hoitamiseen
• jäsenkokouksiin liittyvään viestintään
• jäsenyhteisöjen esittelyyn TSV:n verkkosivuilla siltä osin kuin tiedot ovat julkisia.

5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään seuraavilla EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisilla perusteilla:

• jäsenyyteen liittyvien yhteystietojen käsittely perustuu jäsenyyssuhteen hoitamiseen
• henkilötietojen julkaiseminen perustuu tarvittaessa rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

6. Mitä henkilötietoja käsitellään?

Jäsenyhteisöstä voidaan julkaista seuraavia tietoja:

• seuran nimi
• verkkosivun osoite
• muut jäsenyhteisön ilmoittamat julkiset tiedot.

Osa tiedoista on vain TSV:n sisäiseen käyttöön. Rekisteri sisältää myös näitä tietoja:

• seuran ja sen yhteyshenkilöiden yhteystietoja
• jäsenyyden hoitamiseen liittyviä tietoja
• jäsenmaksuihin liittyviä tietoja
• muita jäsenasioiden hoitamisen kannalta tarpeellisia tietoja.

7. Mistä tiedot saadaan?

Tiedot saadaan pääasiassa jäsenyhteisöiltä ja niiden nimeämiltä yhteyshenkilöiltä. Tietoja päivitetään jäsenyhteisöjen ilmoitusten perusteella.

8. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta muille tahoille. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeellisia jäsenyyden hoitamiseksi tai rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Tarpeettomat tiedot poistetaan säännöllisesti.

10. Miten henkilötiedot suojataan?

TSV huolehtii henkilötietojen asianmukaisesta suojaamisesta. Henkilötietoihin on pääsy vain niillä henkilöillä, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Rekisterin käyttöoikeudet on rajattu, ja tietojen käsittelyä suojataan asianmukaisin tietoturvatoimin.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
• tarkastaa itseään koskevat tiedot
• pyytää virheellisten tietojen oikaisemista
• pyytää tietojen poistamista silloin, kun siihen on lain mukainen peruste
• rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä tietyissä tilanteissa
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä silloin, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun
• peruuttaa antamansa suostumus siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen
• tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.

Ole yhteydessä rekisteristä vastaavaan yhteyshenkilöön, jos sinulla on kysyttävää.