Ohjesäännöt
Tieteellisten seurain valtuuskunnan hallitus on 6.5.2019 vahvistanut seuraavan ohjesäännön:
1. Yleisiä määräyksiä
1.1 Ohjesäännön tarkoitus
Tällä ohjesäännöllä tarkennetaan Tieteellisten seurain valtuuskunnan päätösvallan jakoa ja ohjataan käytännön toimintaa. Ohjesäännössä todetaan Tieteellisten seurain valtuuskunnan toimielimet, toiminnanjohtajan ja muun henkilökunnan tehtävät ja toimivalta sekä muita valtuuskunnan hallinnon ja taloudenhoidon kannalta keskeisiä seikkoja.
1.2 Toiminnassa sovellettavat säädökset ja määräykset
Tieteellisten seurain valtuuskunnan (myöhemmin valtuuskunnan) toiminnassa noudatetaan tämän ohjesäännön määräysten lisäksi, mitä laissa tieteellisten seurain valtuuskunnasta (938/2006) ja valtuuskunnan 2.10.2012 hyväksytyissä säännöissä säädetään. Valtuuskunnassa noudatetaan myös valtuuskunnan hallituksen päättämän taloussäännön ja muiden sääntöjen määräyksiä. Valtuuskuntaan kuuluvien yksiköiden sisäisestä hallinnosta, tehtävien jakamisesta niissä ja muista käytännön toimintaa koskevista asioista voidaan määrätä tarkemmin muissa määräyksissä.
2. Tieteellisten seurain valtuuskunnan rakenne
2.1 Toimielimet
Valtuuskuntaa koskevan lain 5 §:n mukaan valtuuskunnan toimielimet ovat kokous ja hallitus. Lisäksi pykälässä mainitaan, että valtuuskunnalla voi olla myös muita toimielimiä siten kuin säännöissä määrätään.
2.1.1 Valtuuskunnan kokous
Valtuuskunnan sääntöjen 10 §:n mukaan valtuuskunnalla on vuosittain kaksi varsinaista kokousta.. Kevätkokous on pidettävä maaliskuun loppuun mennessä ja syyskokous lokakuun loppuun mennessä. Sääntöjen 10 §:ssä määrätään myös ylimääräisen kokouksen pitämisen edellytyksistä sekä valtuuskunnan kokouksissa noudatettavasta päätöksentekomenettelystä ja kutsumisesta kokouksiin.
2.1.2. Hallitus
Valtuuskunnan sääntöjen 8 §:n mukaan valtuuskunnan asioita hoitaa 15-jäseninen hallitus, joka valitaan valtuuskunnan syyskokouksessa. Hallituksen jäsenistä Suomalainen Tiedeakatemia nimeää kaksi jäsentä, Suomen Tiedeseura kaksi jäsentä ja Teknisten tieteiden Akatemia yhden jäsenen. Muut kymmenen jäsentä valitaan syyskokouksessa jäsenseurojen edustajista. Hallituksen jäsenillä on henkilökohtainen varajäsen. Jäsenten ja varajäsenten toimikausi on kolmivuotinen. Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan vuodeksi kerrallaan. Hallituksen sihteerinä toimii valtuuskunnan toiminnanjohtaja, joka vastaa esittelystä hallitukselle. Sääntöjen 8 §:ssä määrätään myös hallituksen kokouksissa noudatettavasta päätöksentekomenettelystä.
2.1.3 Hallituksen työvaliokunta
Hallitus asettaa valtuuskunnan sääntöjen 9 §:ssä mainitun työvaliokunnan kalenterivuodeksi. Työvaliokuntaan kuuluu puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja ja vähintään kaksi muuta hallituksen jäsentä. Työvaliokunnan puheenjohtajana toimii hallituksen puheenjohtaja ja sihteerinä toiminnanjohtaja. Hallitus voi siirtää nimettyjen asioiden hoidon työvaliokunnalle. Työvaliokunta voi kuulla asiantuntijoita. Työvaliokunnan päätökset on annettava tiedoksi hallitukselle.
2.1.4 Toiminnanjohtaja ja muut johtavat henkilöt
Valtuuskunnan sääntöjen 13 §:n mukaan toiminnanjohtaja johtaa valtuuskunnan toimistoa. Toiminnanjohtajan ollessa estyneenä hänen sijaisenaan toimii hallituksen määräämänä johtava toimihenkilö. Toiminnanjohtajan esimiehenä toimii hallituksen puheenjohtaja. Toiminnanjohtajan kelpoisuusvaatimuksista päättää valtuuskunnan hallitus.
Hallitus määrittelee työvaliokunnan esityksestä valtuuskunnan johtavat toimihenkilöt. Valtuuskunnan yhteydessä toimivien neuvottelukuntien pääsihteerit ovat johtavia toimihenkilöitä.
2.1.5 Muut toimielimet
Hallitus voi asettaa määräämiään tehtäviä varten ohjausryhmiä, toimikuntia, työryhmiä ja muita toimielimiä. Edelleen jaettavien valtionavustusten jakamista varten hallitus asettaa avustusjaoston. Sen jäsenet nimitetään kolmivuotiskaudeksi kerrallaan.
Valtuuskunnan yhteydessä toimivat Tiedonjulkistamisen neuvottelukunta ja Tutkimuseettinen neuvottelukunta, jonka jäsenet opetus- ja kulttuuriministeriö nimittää.
2.2 Toimielinten tehtävät
2.2.1 Valtuuskunnan kokoukset
Valtuuskunnan sääntöjen 11 §:ssä määrätään valtuuskunnan varsinaisissa kokouksissa päätettävistä asioista.
Kevätkokous
1) vahvistaa edellisen vuoden toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen;
2) päättää vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja toiminnanjohtajalle;
3) päättää jäsenseurojen hyväksymisestä ja eroamisesta;
4) käsittelee muut kokouskutsussa mainitut asiat.
Syyskokous
1) valitsee hallituksen jäsenet erovuorossa olevien sijaan seuraavan vuoden alusta alkavaksi kaudeksi;
2) valitsee kaksi tilintarkastajaa ja näille varamiehet tarkastamaan seuraavan kalenterivuoden taloutta;
3) hyväksyy seuraavan vuoden toimintasuunnitelman, talousarvion ja jäsenmaksun;
4) käsittelee muut kokouskutsussa mainitut asiat.
2.2.2 Hallitus
Hallitus
1) vastaa valtuuskunnan toiminnoista ja toimintasuunnitelman ja talousarvion valmistelusta ja toteutumisesta;
2) valmistelee kevät- ja syyskokousasiat;
3) ottaa toiminnanjohtajan ja päättää hänen työsuhteensa ehdoista;
4) päättää valtuuskunnan henkilöstöpolitiikan suuntaviivoista;
5) valitsee ja vapauttaa valtuuskunnan johtavat toimihenkilöt;
6) päättää johtavien toimihenkilöiden työsuhteen ehdoista ja määrittää heidän tehtäväalueensa.
2.2.3 Työvaliokunta
Hallituksen työvaliokunnan tehtävänä on hallituksen ohjeiden mukaisesti
1) valmistella hallituksen käsiteltäväksi tulevia asioita;
2) ottaa ja vapauttaa toiminnanjohtajan esityksestä muut kuin johtavat toimihenkilöt;
3) määrittää edellä mainittujen toimihenkilöiden tehtäväalueet;
4) päättää edellä mainittujen toimihenkilöiden työsuhteiden ehdoista;
5) päättää hallituksen sille ratkaistavaksi antamat asiat;
6) päättää kiireellisistä asioista;
7) päättää asiat, jotka toiminnanjohtaja on sille siirtänyt ratkaistavaksi;
8) antaa julkilausumia ja kannanottoja valtuuskunnan toimintaan kuuluvissa asioissa;
9) seurata ja ohjata valtuuskunnan toimintaa.
2.2.4 Toiminnanjohtaja
Toiminnanjohtajan tehtävänä on hallituksen ohjeiden mukaisesti
1) johtaa valtuuskunnan toimiston työtä;
2) toimia hallituksen ja työvaliokunnan sihteerinä;
3) toimia johtavien toimihenkilöiden esimiehenä;
4) vastata hallituksessa ja työvaliokunnassa käsiteltäväksi tulevien asioiden valmistelusta;
5) vastata esittelystä hallituksen ja työvaliokunnan kokouksissa;
6) vastata valtuuskunnan, hallituksen ja työvaliokunnan päätösten täytäntöönpanosta;
7) huolehtia yhdessä talouspäällikön kanssa valtuuskunnan talouden hyvästä hoidosta;
8) vastata valtuuskunnan yhteydenpidon järjestämisestä jäsenseuroihin;
9) huolehtia muista hallituksen ja työvaliokunnan määräämistä tehtävistä;
10) myöntää toimihenkilöille laissa säädetyt perhevapaat, opintovapaat sekä vuorotteluvapaat lain sallimassa pituudessa sekä muut korkeintaan kuuden kuukauden pituiset palkattomat vapaat
11) päättää edellä mainituista vapaista johtuvista sijaisuuksista sekä muista korkeintaan 12 kuukauden mittaisista määräaikaisista työsuhteista.
Toiminnanjohtaja voi siirtää toimivaltaansa kuuluvan yksittäisen asian hallituksen tai työvaliokunnan päätettäväksi.
Toiminnanjohtajan päätökset on annettava tiedoksi hallitukselle.
2.2.5 Muut toimielimet
Avustusjaosto valmistelee hallitukselle esityksen edelleen jaettavien valtionavustusten jakamisesta.
Muut hallituksen asettamat toimielimet hoitavat niille perustamisen yhteydessä annetut tehtävät.
Tutkimuseettinen neuvottelukunta ja Tiedonjulkistamisen neuvottelukunta vastaavat toiminnastaan opetus- ja kulttuuriministeriölle, joka asettaa ne. Tutkimuseettisen neuvottelukunnan tehtävät on määritelty asetuksella (1347/1991). Tiedonjulkistamisen neuvottelukunnan tehtävät on määritetty valtioneuvoston päätöksessä 13.1.1972.
3. Henkilökunta
Valtuuskunnassa laaditaan henkilöstösuunnitelma osana vuosittain laadittavaa toiminta- ja taloussuunnitelmaa.
4. Talous
Taloudenhoidosta määrätään taloussäännössä.
5. Voimaantulo
Tämä ohjesääntö tulee voimaan 1.6.2019.
