TSV:n, TJNK:n ja TENKin yhteystietorekisteri

1. Yhteisrekisterinpitäjät

Tieteellisten seurain valtuuskunta
Tiedonjulkistamisen neuvottelukunta
Tutkimuseettinen neuvottelukunta
Kirkkokatu 6
00170 Helsinki

2. Tieteellisten seurain valtuuskunta

Tietosuojatiimi
tietosuoja [at] tsv.fi (tietosuoja[at]tsv[dot]fi)

Pääsihteeri Reetta Kettunen
Tiedonjulkistamisen neuvottelukunta
Kirkkokatu 6
00170 Helsinki
reetta.kettunen(at)tjnk.fi
+358 40 733 5935

Pääsihteeri Sanna-Kaisa Spoof
Tutkimuseettinen neuvottelukunta
Kirkkokatu 6
00170 Helsinki
sanna-kaisa.spoof(at)tenk.fi
+358 50 594 1909

3. Käsittelijä

Gruppo oy
Y-tunnus: 2190176 4
Laivurinkatu 37
00150 Helsinki

4. Yhteisrekisterin nimi

Tieteellisten seurain valtuuskunnan, Tiedonjulkistamisen neuvottelukunnan ja Tutkimuseettisen neuvottelukunnan yhteystietorekisteri

5. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään seuraavin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisin oikeusperustein:

• Rekisteröidyn yksiselitteisesti antama suostumus
• Rekisteröidyn kanssa tehty sopimus
• Rekisterinpitäjän oikeutettu etu

Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käytetään Tieteellisten seurain valtuuskunnan (TSV), Tiedonjulkistamisen neuvottelukunnan (TJNK) ja Tutkimuseettisen neuvottelukunnan (TENK) luottamushenkilöiden, yhteistyökumppaneiden ja muiden sidosryhmien sekä median yhteystietojen ylläpitoon ja heille viestimiseen. Yhteisrekisterissä oleville henkilölle voidaan lähettää hänen työnsä kannalta keskeiseksi arvioitua tietoa TSV:n, TJNK:n tai TENK:n toiminnasta, kuten tiedotteita ja tapahtumakutsuja.

Lisäksi yhteisrekisteri sisältää erillisiä asiakas- ja jäsenrekistereitä, uutiskirjeentilaajarekistereitä ja muita rekistereitä, joissa olevia henkilötietoja käytetään näille rekistereille laadittujen tietosuojaselosteiden määrittelemään tarkoitukseen. TSV:n, TJNK:n ja TENK:n tietosuojaselosteet löydät sivun vasemmasta valikosta.

6. Tietosisältö

Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

• Rekisteröidyn nimi
• Organisaatio ja osasto
• Tehtävänimike organisaatiossa
• Muut keskeiset tiedot rekisteröidyn työtehtävään liittyen (esim. virkavapaa, viransijaisuus, määräaikaisuus, sihteerin yhteystiedot)
• Sähköpostiosoite
• Osoite
• Puhelinnumero

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään tai kerätään julkisista lähteistä.

8. Tietojen siirto muihin palveluihin

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei siirretä muihin palveluihin.

9. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta ulkopuolisille tahoille. Jos tietoja luovutetaan, siitä ilmoitetaan tapauskohtaisessa tietosuojaselosteessa. Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Rekisterin kontaktit käydään läpi vuosittain ja lisäksi tietoja voidaan päivittää aina tarvittaessa esimerkiksi rekisteröidyn pyynnöstä. Henkilötiedot poistetaan, jos rekisterinpitäjillä ei ole tietosuoja-asetuksen mukaisia perusteita henkilötietojen käsittelyyn.

11. Rekisterin tietojen suojaaminen

Rekisterin tiedot on tallennettu Gruppo Oy:n järjestelmään, joka on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

12. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkastaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja asetuksessa säädetyssä ajassa. Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet, kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja asetuksessa säädetyssä ajassa.

14. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli tätä selostetta muutetaan, muutokset laitetaan näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, niistä informoidaan rekisterinpitäjän verkkosivuilla.