Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016 12–22) mukainen rekisteröidyn informointiasiakirja Tieteiden talon asiakasrekisteristä.

Laatimispäivämäärä: 30.3.2009

Päivityspäivämäärä: 18.9.2020

1. Rekisterinpitäjä

Tieteellisten seurain valtuuskunta
Kirkkokatu 6
00170 Helsinki
Y-tunnus: 0524704-5

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö/yhteyshenkilöt

Asiakaspalvelupäällikkö Antonio Rodriguez Carrillo
Kirkkokatu 6
00170 Helsinki
puhelin (09) 228 69 224
sähköposti: antonio.rodriguez[at]tsv.fi

3. Rekisterin nimi

Tieteiden talon asiakasrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käytetään tilavarausten käsittelyä ja asiakassuhteen hoitoa varten.

Henkilötietoja käsitellään seuraavin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisin oikeusperustein:

1. Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (GDPR 6 art. 1.b)

2. Rekisteröidyn yksiselitteisesti antama suostumus (joka on asiakkaan peruutettavissa milloin tahansa)

5. Tietosisältö

Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

• asiakkaan tai yhteyshenkilön nimi
• varaajayhteisö ja mahdollinen TSV:n jäsenyystieto
• yrityksiltä ja yhteisöltä y-tunnus
• osoite
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• laskutusosoite, jos eri
• tilaisuuden vastuuhenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• tilaisuuden nimi, ajankohta ja paikka
• henkilömäärä

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan FileMaker-tilavarausjärjestelmään tai esimerkiksi puhelimitse annetuista tiedoista.

7. Tietojen siirto muihin palveluihin

Rekisteriin tallennettuja tietoja käsitellään FileMaker-tilavarausjärjestelmässä ja Visma Business -laskutusjärjestelmässä, jos asiakas on rekisteröitynyt Tieteiden talon tilojen käyttäjäksi.

Muihin palveluihin rekisteriin tallennettuja tietoja ei siirretä.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille. 

Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen voimassaolon ajan, sekä niin kauan kuin lainsäädäntö ja määräykset velvoittavat.

10. Rekisterin tietojen suojaaminen

Rekisterin tiedot on tallennettu FileMaker ja Visma Business, jotka on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

11. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksenmukaiset oikeudet, kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

13. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli tätä selostetta muutetaan, muutokset laitetaan näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, niistä informoidaan rekisterinpitäjän verkkosivuilla.