Tieteellisten seurain valtuuskunnan Tiedetapahtumien ystäväkirjeen tietosuojaseloste
Tämä on EU:n yleisen tietosuoja asetuksen (EU 679/2016 12 22) mukainen rekisteröidyn informointiasiakirja Tieteellisten seurain valtuuskunnan Tiedetapahtumien ystäväkirjeen tilaajarekisteristä.
Laatimispäivä 1.11.2023
1. Rekisterinpitäjä
Tieteellisten seurain valtuuskunta
Kirkkokatu 6
00170 Helsinki
Y tunnus: 0524704 5
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö/yhteyshenkilöt
Vastaava tapahtumatuottaja Mandi Vermilä
Kirkkokatu 6
00170 Helsinki
mandi.vermila(at)tsv.fi
Puh. +358 9 228 6 9 221
3. Käsittelijä
Gruppo oy
Y-tunnus: 2190176 4
Laivurinkatu 37
00150 Helsinki
4. Rekisterin nimi
Tieteellisten seurain valtuuskunnan Tiedetapahtumien ystäväkirjeen tilaajarekisteri
5. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisteriin tallennettuja henkilötieto ja käytetään Tieteellisten seurain valtuuskunnan toiminnasta ja tapahtumista sekä yleisesti tieteeseen liittyvistä uutisista tiedottamiseen.
Henkilötietoja käsitellään seuraavin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisin oikeusperustein:
1. Rekisteröidyn yksiselitteisesti antama suostumus (joka on asiakkaan peruutettavissa milloin tahansa)
6. Tietosisältö
Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja:
- Asiakkaan nimi
- Sähköpostiosoite
- Organisaatio
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan uuti skirjeen tilaajalta itseltään hänen tilatessaan uutiskirjeen. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta.
8. Tietojen siirto muihin palveluihin
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei siirretä muihin palveluihin.
9. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille.
Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
10. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista.
Tilaaja voi perua uutiskirjeen koska tahansa ja saada tietonsa poistetuksi.
11. Rekisterin tietojen suojaaminen
Rekisterin tiedot on tallennettu Gruppo Oy:n järjestelmään, joka on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tieto ja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
12. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja asetuksessa säädetyssä ajassa.
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökoht aisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.
13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja asetuksen mukaiset oikeudet, kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja asetuksessa säädetyssä ajassa.
14. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli tätä selostetta muutetaan, muutokset laitetaan näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, niistä informoidaan rekisterinpitäjän verkkosivuilla.
