Detta är ett informationsdokument för den registrerade om Vetenskapernas hus kundregister i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU 679/2016 12-22).

Upprättad 30.3.2009, uppdaterad 18.9.2020.

1. Personuppgiftsansvarig

Vetenskapliga samfundens delegation
Snellmansgatan 13
00170 Helsingfors
FO-nummer: 0524704-5

2. Kontaktperson som ansvarar för registret

Kundtjänstchef Antonio Rodriguez Carrillo
Snellmansgatan 13
00170 Helsingfors
Tfn (09) 228 69 224
E-post antonio.rodriguez[at]tsv.fi

3. Registrets namn

Vetenskapernas hus kundregister

4. Syfte och rättslig grund för behandling av personuppgifter

Personuppgifterna i registret används för att hantera lokalbokningar och sköta kundrelationen.

Personuppgifter behandlas i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR) enligt följande rättsliga grunder:

1. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås (GDPR 6 art. 1.b)

2. Den registrerade har otvetydigt lämnat sitt samtycke (som kunden kan återta när som helst)

5. Datainnehåll

Följande uppgifter kan lagras i registret:

• Kundens eller kontaktpersonens namn
• Samfundet som gör bokningen och eventuellt medlemskap i VSD
• FO-nummer av företag och samfund
• Adress
• Telefonnummer
• E-postadress
• Faktureringsadress, om annan
• Evenemangets ansvarspersons namn, telefonnummer och e-postadress
• Namn, tidpunkt och plats för evenemanget
• Personantal

6. Regelmässiga uppgiftskällor

Uppgifterna i registret erhålls via FileMaker-bokningssystemet eller till exempel per telefon.

7. Översändande av uppgifter till övriga tjänster

Uppgifterna i registret behandlas i FileMaker-bokningssystemet och Visma Business-faktureringssystemet om kunden har registrerat sig som användare av Vetenskapernas hus lokaler.

Till övriga tjänster överförs uppgifterna i registret inte.

8. Regelmässigt utlämnande av uppgifter och översändande av uppgifter utanför EU eller EES

Uppgifter utlämnas inte regelmässigt till andra parter.

Den personuppgiftsansvariga överför inte uppgifter utanför EU eller EES.

9. Personuppgifternas förvaringstid

Personuppgifter förvaras så länge som kundrelationen varar, samt så länge som lagstiftning och bestämmelser förpliktar.

10. Principer för skydd av registret

Uppgifterna i registret är sparade i FileMaker och Visma Business som är skyddade med användarnamn och lösenord. Den personuppgiftsansvariga ser till att sparade uppgifter och övriga uppgifter som är kritiska med tanke på personuppgifternas säkerhet behandlas konfidentiellt och endast av de anställda i vars arbetsuppgifter detta ingår.

11. Rätt till insyn och rätt att kräva rättelse av uppgifter

Varje person som finns i registret har rätt att granska sina uppgifter som sparats i registret samt kräva att eventuella fel korrigeras eller att bristfällig information kompletteras. Ifall personen vill granska de uppgifter som sparats om hen eller begära korrigering så ska begäran skickas skriftligen till den personuppgiftsansvariga. Den personuppgiftsansvariga kan vid behov be den som framför begäran att bevisa sin identitet. Den personuppgiftsansvariga svarar kunden inom tidsramen som bestäms i EU:s dataskyddsförordning.

Alla kontakter och förfrågningar som gäller denna dataskyddsbeskrivning ska framföras skriftligen eller personligen till de kontaktpersoner som anges i punkt två (2).

12. Övriga rättigheter med anknytning till behandling av personuppgifter

Personer i registret har rätt att be om att personuppgifter gällande hen raderas från registret. De registrerade har också de andra rättigheterna enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning såsom begränsning av behandling av personuppgifter i vissa situationer. Begäran ska skickas skriftligen till den personuppgiftsansvariga. Den personuppgiftsansvariga kan vid behov be den som framför begäran att bevisa sin identitet. Den personuppgiftsansvariga svarar kunden inom tidsramen som bestäms i EU:s dataskyddsförordning.

13. Ändringar i dataskyddsbeskrivningen

Om denna beskrivning ändras markeras ändringarna i beskrivningen med datum. Om ändringarna är betydande rapporteras de på den personuppgiftsansvarigas webbplats.