Avustushakemus tehdään TSV:n verkkosivuilla olevaan sähköiseen hakemustietokantaan, johon hakijan on ensin rekisteröitävä käyttäjätili.

Rahoitusta voidaan myöntää ensisijaisesti ulkomailla asuvien, konferenssin kannalta merkittävien esiintyjien matkakuluihin, konferenssin järjestämisestä aiheutuviin tila- ja teknisiin kuluihin, sihteeristö- ja konferenssitoimistokuluihin ja viestintäkuluihin

Matkakuluja haettaessa hakijan tulee toimittaa esiintyjistä seuraavat tiedot: nimi, taustayhteisö tai affiliaatio, tehtävä konferenssissa ja cv, josta ilmenevät esiintyjän tieteelliset ansiot.

Lisäksi hakijan tulee toimittaa liitteinä konferenssin alustava ohjelma ja huolellisesti laadittu kokonaisbudjetti, josta ilmenevät kaikki menot ja tulot, mukaan lukien yllä mainitut kohdat eriteltynä. Budjetin on oltava tasapainossa ja omarahoitusosuuden riittävä.

Hakija osoittaa konferenssin tiliselvityksessä, mihin päätöksessä myönnettyihin käyttökohteisiin avustusta on käytetty ja minkä verran.

Rahoitusta ei pääsääntöisesti myönnetä seuraaviin tarkoituksiin tai tapahtumiin

• kansalliset seminaarit, joissa ei ole ulkomaisia puhujia
• tutkimushankkeiden sisäiset työseminaarit
• kansainvälisten järjestöjen vuosikokoukset
• kansainvälisten tutkimushankkeiden valmisteluun tähtäävät työkokoukset
• ulkomailla järjestettävät konferenssit
• tutkijakoulutuskurssit ja -kesäkoulut
• konferenssit, joiden järjestelyt ovat niin alussa, että ohjelma ei ole saatavissa tai kutsuttavat esiintyjät eivät ole tiedossa
• jos muu valtiolliselta taholta tuleva rahoitusosuus ylittää 30% kokonaistuloista.
• tapahtumat, johon voi osallistua vain kutsusta
• tapahtumat, jotka ovat päätöksentekohetkellä jo ohi.