Understödsansökningen görs i den elektroniska ansökningsdatabasen som finns på VSD:s nätsidor och som ansökaren först måste registrera sig i.

Statens understöd är i första hand avsett för resekostnader för huvudtalare som bor utomlands. Beträffande internationella evenemang kan understöd även beviljas för

• lokalkostnader
• sekretariatskostnader
• kommunikation (ändå inte för konferenspublikationer)

Att ta i beaktande när ansökningen görs

• en noggrant formulerad ansökan
• en noggrant uppgjord totalbudget, där alla utgifter och inkomster framkommer, inklusive de ovan nämnda punkterna specificerade. Budgeten ska vara i balans och självfinansieringsandelen tillräcklig. Budgeten skickas som bilaga till ansökningen.
• det preliminära programmet, också skickat som bilaga
• de utländska huvudtalarnas meritförteckningar

Finansiering beviljas i regel inte för följande ändamål

• evenemang, där idrotts- och gymnastikvetenskap inte behandlas
• nationella seminarier, där det inte finns utländska talare
• forskningsprojekts interna arbetsseminarier
• internationella organisationers årsmöten
• arbetsmöten som syftar till förberedning av internationella forskningsprojekt
• konferenser som anordnas utomlands
• forskarutbildningskurser och sommarskolor
• konferenser vars arrangemang är så pass i början att programmet inte ännu är tillgängligt eller talare som ska inbjudas inte är kända, eller som annars inte svarar mot de ovan nämnda villkoren
• evenemang, som vid stunden för beslutsfattandet, redan är över.