Rapportering om användningen av statsbidrag sker genom att fylla i en elektronisk redovisningsblankett senast sex månader efter konferensens slut. Utredningen ska innefatta konferensens alla intäkter och kostnader, och den ska grundas på bokslutet.

Till utredningen biläggs:

• Bokslut (resultat och balans)
• Genomfört program

Ifall konferensens inkomster är större än utgifterna i det slutliga bokslutet, debiterar VSD den del av överskottet som skall återlämnas och som motsvarar det beviljade understödet. De faktiska kostnaderna får inte heller vara väsentligt mindre än de som uppgetts i ansökningens budget, och det beviljade understödets andel får inte klart överstiga 30% av de faktiska kostnaderna.