Hyvä tiedetapahtuma ei synny tyhjästä – Opas onnistuneen tapahtuman järjestämiseen julkaistu

Uutiset   21.10.2024 8.02   Päivitetty 21.10.2024 8.09

Tiedettä kaikille, kohtaamisia tieteen asiantuntijoille – Tieteellisten seurain valtuuskunta (TSV) järjestää vuosittain kymmeniä tapahtumia. Nyt julkaistu Tapahtumajärjestäjän opas auttaa järjestäjiä huomioimaan lainsäädännön vaatimukset tapahtumien suunnittelussa. 

Syksyn tapahtumat ovat vauhdissa. Tiedejulkaisemisen päivät ovat tältä vuodelta juuri ohi, mutta lokakuussa on luvassa vielä TSV:n kuratoimaa ohjelmaa Helsingin Kirjamessujen Tiedetorilla.  

Joulukuussa on vuorossa suositut Avoimen tieteen ja tutkimuksen talvipäivät, ja tammikuussa siintää tiedetapahtumien superviikko Tieteen päivien, Tieteiden yön ja Tiedekioskin muodossa 8.–12.1.2025.  

Lisäksi syksyn ohjelmassa on useita webinaareja, työpajoja ja muita tapahtumia TSV:n ja sen yhteydessä toimivien Tiedonjulkistamisen neuvottelukunnan (TJNK) ja Tutkimuseettisen neuvottelukunnan (TENK) tieteenedistämistyön teemoista. 

Viisi ihmistä lavalla, katsomossa ihmisiä.

Tieteiden talo on tunnelmallinen kohtaamispaikka Helsingin Kruununhaassa, joka on usein TSV:n, TJNK:n ja TENK:in tapahtumapaikka, vaikka tilaisuuksia järjestetään myös muualla ja verkossa. Kuva: Anne Haapanen. 

Kokemusta tapahtumien järjestämisestä on siis syntynyt vuosien varrella. Tapahtumien mittakaavat ovat muutamasta kymmenestä osallistujasta yli 5 000 osallistujan tapahtumaan. Tapahtumatuotantoa on TSV:ssä, TJNK:ssa ja TENKissä kehitetty erityisesti viime vuosien aikana.  

Korona sysäsi kehittämään tapahtumajärjestämisen hyviä käytäntöjä 

Oman osuutensa tapahtumien kehittämistyöhön toi korona, jonka takia tapahtumat jouduttiin siirtämään verkkoon. Tilanne oli monille tapahtumajärjestäjille uusi ja pakotti harjoittelemaan mikkien ja kameroiden käyttöä. 

Koronan jälkeen monet tapahtumat ovat säilyneet etä- tai hybriditapahtumina, jolloin yleisöjä on niin paikan päällä kuin verkkolähetysten äärellä.  

– Olemme todenneet, että hybriditapahtuman järjestäjän on hyvä pysähtyä sen äärelle, että on itse asiassa järjestämässä kahta tapahtumaa. Etätapahtuma vaatii oman tuotannon sekä osaamista, jos halutaan, että verkkolähetystä seuraava kokee tulleensa tapahtumaan, jossa hänetkin on otettu huomioon, Tieteen päivien pääsihteeri ja TSV:n vastaava tapahtumatuottaja Mandi Vermilä kertoo. 

TSV:llä on myös huomattu, että osa tapahtumista kannattaa jatkossakin järjestää etätapahtumina. 

– Toimintamme on viime vuosina laajentunut kansainvälisemmäksi, joten etätapahtumiin on tulijoita myös muualta kuin Suomesta. Etätapahtumat mahdollistavat myös sen, että tapahtumiin saadaan helpommin houkuteltua kansainvälisiä puhujia. Lisäksi lentomatkustamisen välttäminen on ilmastolle hyväksi, TSV:n avoimen tieteen ja tutkimuksen asiantuntija Ilmari Jauhiainen kertoo. 

Monitoreja sekä taustalla lava, jossa esiintyjiä.

Tieteen päivillä 2023 merkittävä osa ohjelmasta oli seurattavissa myös verkossa. Suoratoiston tuottaminen ja tallenteiden hallinnointi on työtä, joka ei tapahtuman vierailijoille suoraan näy. Kuva: Tanja Ryhänen. 

Tiedetapahtumien tuotannossa suurin osa työstä jää yleisöltä näkemättä. Esimerkiksi Tieteen päiviä valmistellaan lähes kaksi vuotta. Tiivistahtisinta työ on viimeisen puoli vuotta, jolloin sähköpostit sauhuavat. 

Kun esiintyjiä on satoja ja yleisöä tuhansia, tulee herkästi eri tavalla tietoiseksi myös tapahtumatuotannon vaatimuksista, joita lainsäädäntökin asettaa. Tietosuoja, saavutettavuusvaatimukset ja tekijänoikeudet ovat kuitenkin asioita, jotka tuntuvat usein vierailta ja joista on usein hankala löytää selkeitä ohjeita – ainakaan yhdestä lähteestä. 

Ohjeita omalle työyhteisölle – ja samalla opit muillekin käyttöön! 

Kun korona alkoi, työyhteisöllä oli enemmän tapahtumajärjestämiseen liittyviä kysymyksiä kuin hyviä, yhdessä sovittuja käytäntöjä. Siksi asioita alettiin ajatella yhdessä. 

Muutaman kokouksen jälkeen työryhmä totesi, että mietittävää oli paljon enemmän kuin kuviteltiin. 

– Tajusimme pian, että tämä ei olisi kahden sivun ohjeistus vaan isompi kokonaisuus. Turvallisuus, ilmoittautuneiden henkilötietojen käsittely, tapahtuman valokuvaajan tekijänoikeudet, tapahtumatallenteen kommenttien moderointi, esitysmateriaalien saavutettavuus ja niin edelleen. Kun perehdyimme asioihin tarkemmin, selvitettäviä asioita tuli pitkän aikaa vain lisää, työhön osallistunut TSV:n viestintäasiantuntija Kaisa Kivipuro kertoo. 

Viisi ihmistä rakennuksen edustalla.Tapahtumaoppaan järjestäjän oppaan sisältöjä pohtivat ja kirjoittivat Reetta Kettunen (toinen vasemmalta), Kaisa Kivipuro, Ilmari Jauhiainen ja Mandi Vermilä. Anne Haapanen (vasemmalla) tuotti oppaan kuviot ja taittoi julkaisun. Tekstin työstössä auttoi lisäksi Meri Vainiomäki, ja oppaan asiatarkasti Tuomas Ruuttunen (eivät kuvassa). Kuva: Oona Koriala. 

Sen lisäksi, että haluttiin tulla tietoiseksi lain vaatimuksista, tapahtumajärjestämisen rimaa haluttiin nostaa. 

– Onnistunut tapahtuma on myös tunnelmaltaan avoin ja kannustava. Järjestäjien ammattitaitoon kuuluu turvata esiintyjille ja osallistujille turvallinen tila ja ennakolta miettiä, miten toimia, jos häirintää tapahtuu. Tarvittaessa järjestäjän tulee olla esiintyjien tukena myös tapahtuman jälkeen, TJNK:n pääsihteeri Reetta Kettunen sanoo.    

Kun työ eteni ja siitä tuli maininneeksi sidosryhmien jäsenille, myös he kiinnostuivat projektista. Voisimmeko ohjeet saada meillekin nähtäväksi oli yleinen kommentti, joita työryhmän jäsenet saivat kuulla. 

Niinpä työryhmä päätti jo työn varhaisessa vaiheessa tuottaa oppaasta kaksi versiota: työyhteisön sisäiseen käyttöön oman version, jossa on myös organisaation sisäisiä toimintamalleja, sekä julkisen version muiden käyttöön.  

Tapahtumajärjestäjän oppaan kansikuvia.

Tapahtumajärjestäjän opas – Kuinka ottaa huomioon turvallisuus, tietosuoja, tekijänoikeudet ja saavutettavuus? on avoimesti saatavissa Edition.fi-palvelussa. 

Oppaassa on kymmenen lukua, joihin on koottu tietoa tapahtumajärjestämiseen liittyvästä lainsäädännöstä sekä ohjeita hyvän ja vastuullisesti toimivan tapahtuman järjestämiseen. Oman lukunsa saavat esimerkiksi  

  • tapahtumaturvallisuus 
  • tapahtuman suoratoiston järjestäminen 
  • tapahtumatallenteen kommenttien moderointi 
  • esitysmateriaalien saavutettavuus- ja tekijänoikeuskysymykset 
  • ilmoittautumisen tietosuoja ja 
  • valokuvauksessa huomioitavat tekijänoikeudet.  

Opas on avoimesti luettavissa ja ladattavissa Edition.fi-palvelussa. 

Tilaa Tiedetapahtumien ystäväkirje, jotta saat tietoa TSV:llä järjestettävistä kaikille avoimista tiedetapahtumista. Voit myös selata tulevia tapahtumiamme tapahtumakalenterista Vastuullisen tieteen -verkkosivuillamme. 

Tulevia tapahtumia