TSV:n rekrytoinnin tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Tieteellisten seurain valtuuskunta (TSV) käsittelee työnhakijoiden henkilötietoja rekrytoinnin yhteydessä. Seloste sisältää tiedot henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta, käsittelyn perusteista sekä rekisteröidyn oikeuksista.

1.Rekisterinpitäjä

Tieteellisten seurain valtuuskunta
Kirkkokatu 6
00170 Helsinki
Y-tunnus: 0524704-5

2. Rekisterin yhteyshenkilö

Tietosuojatiimi
tietosuoja [at] tsv.fi (tietosuoja[at]tsv[dot]fi)

3. Miksi henkilötietoja käsitellään?

Henkilötietoja käsitellään avoinna olevien työtehtävien täyttämiseksi sekä rekrytointiprosessin toteuttamiseksi.

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu rekrytointiin liittyviin toimenpiteisiin ennen työsopimuksen tekemistä sekä rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen.

5. Mitä henkilötietoja käsitellään?

Rekrytoinnin yhteydessä voidaan käsitellä esimerkiksi seuraavia henkilötietoja:

nimi- ja yhteystiedot
koulutustiedot
työkokemus
kielitaito
osaamista koskevat tiedot
hakemus ja ansioluettelo
muut hakijan toimittamat rekrytoinnin kannalta tarpeelliset tiedot.

6. Mistä tiedot saadaan?

Tiedot saadaan pääasiassa työnhakijalta itseltään.

7. Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Valitun henkilön hakemusasiakirjat säilytetään TSV:n arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Muiden hakijoiden henkilötietoja säilytetään kaksi vuotta rekrytointiprosessin päättymisestä.

8. Miten henkilötiedot suojataan?

TSV suojaa henkilötiedot asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötiedot tallennetaan suojattuihin järjestelmiin, joihin on pääsy vain niillä henkilöillä, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Kaikkia henkilötietoja käsitteleviä sitoo salassapitovelvollisuus.

9. Henkilötietojen luovuttaminen

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman lainmukaista perustetta. Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:

saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
tarkastaa itseään koskevat tiedot
pyytää virheellisten tietojen oikaisemista
pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista silloin, kun siihen on lain mukainen peruste
tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.

Oikeuksia koskevat pyynnöt voi toimittaa rekisteriasioiden yhteyshenkilölle. Tarvittaessa TSV voi pyytää lisätietoja rekisteröidyn henkilöllisyyden varmistamiseksi.

11. Käytetäänkö rekrytoinnissa automaattista päätöksentekoa?

TSV:n rekrytoinneissa ei käytetä automaattiseen henkilötietojen käsittelyyn perustuvaa päätöksentekoa.

12. Muutokset tietosuojaselosteeseen

TSV seuraa lainsäädännön ja viranomaisohjeiden muutoksia. Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää tarvittaessa. Selosteen muutokset päivitetään tälle sivulle. Merkittävistä muutoksista tiedotetaan tarvittaessa TSV:n verkkosivuilla.