Tieteellisten seurain valtuuskunnan avoimen julkaisemisen palveluiden tiedotuslista on tarkoitettu Journal.fi- ja Edition.fi-palveluita käyttäville julkaisijoille. Tiedotuslistaa käytetään palveluita koskevien tiedotteiden lähettämiseen. Tällaisia voivat olla esimerkiksi huoltokatkoja, päivityksiä tai teknisiä uudistuksia koskevat tiedot. Lisäksi käytämme listaa muiden palveluiden käytön kannalta ajankohtaisten asioiden tiedottamiseen. Tiedotteita ei lähetetä viikoittain, vaan muutamia kertoja kuukaudessa tai tarpeen mukaan.

Jokaisella julkaisijalla tulee olla vähintään yksi yhteystieto mukana tiedotuslistalla.

Listalle voi liittyä verkkolomakkeen avulla.

Listalta poistuminen onnistuu sähköpostitiedotteiden lopussa olevan Peru tilaus -linkin kautta.

Tiedotuslistan tietosuojaseloste

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016 12-22) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Laatimispäivä 1.12.2023

1. Rekisterinpitäjä

Tieteellisten seurain valtuuskunta
Kirkkokatu 6
00170 Helsinki

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Antti-Jussi Nygård
Tieteellisten seurain valtuuskunta
ajnyga@tsv.fi

3. Käsittelijä

MailerLite Limited
38 Mount Street Upper, Dublin, Irlanti
https://www.mailerlite.com/
MailerLite-palvelun tietosuojaseloste

4. Rekisterin nimi

Tieteellisten seurain valtuuskunnan avoimen julkaisemisen palveluiden tiedotuslista

5. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään seuraavin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisin oikeusperustein:

• Rekisteröidyn antama suostumus
• Rekisteröidyn kanssa tehty sopimus

Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käytetään Tieteellisten seurain valtuuskunnan avoimen julkaisemisen palveluiden asiakkaiden yhteystietojen ylläpitoon ja heille viestimiseen. Rekisterissä oleville henkilöille voidaan lähettää avoimen julkaisemisen palveluiden kannalta keskeisiä tiedotteita.

6. Tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot:

• Sähköpostiosoite
• IP-osoite, josta käsin tilaus on tehty tai peruttu

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi Journal.fi-lehtien ja Edition.fi-julkaisijoiden ensisijaiseksi yhteystiedoksi annetut sähköpostiosoitteet lisätään niiden puuttuessa mukaan listalle. Tämä perustuu palveluiden käytöstä syntyvään sopimussuhteeseen.

8. Tietojen siirto muihin palveluihin

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei siirretä muihin palveluihin. Poikkeuksena on tilanne, jossa tiedotuslistan hallinnointi siirtyy jollekin toiselle tekniselle alustalle, jolloin nykyinen alusta poistuu käytöstä ja sinne tallennetut tiedot poistetaan.

9. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tiedotuslistan palveluntarjoaja saattaa käyttää EU:n tai ETA:n ulkopuolisia palvelimia tietojen säilyttämiseen ja/tai varmuuskopiointiin.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Henkilötiedot poistetaan, jos rekisterinpitäjillä ei ole tietosuoja-asetuksen mukaisia perusteita henkilötietojen käsittelyyn.

11. Rekisterin tietojen suojaaminen

Rekisterin tiedot on tallennettu MailerLite Limited -nimisen palveluntarjoajan järjestelmään, joka on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

12. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkastaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja asetuksessa säädetyssä ajassa.

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet, kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja asetuksessa säädetyssä ajassa.

14. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli tätä selostetta muutetaan, muutokset laitetaan näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, niistä informoidaan tiedotuslistan tilaajia.