Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016 12-22) mukainen rekisteröidyn informointiasiakirja Tieteellisten seurain valtuuskunnan tapahtumapalautteista. Laatimispäivä 20.8.2025.

1. Rekisterinpitäjä

Tieteellisten seurain valtuuskunta
Kirkkokatu 6, 00170 Helsinki
tsv(at)tsv.fi
puh. 09 228 691

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilöt

Vastaava tapahtumatuottaja Mandi Vermilä
Kirkkokatu 6, 00170 Helsinki
mandi.vermila(at)tsv.fi
puh. +358 9 228 6 9 221

3. Rekisterin nimi

Tieteellisten seurain valtuuskunnan tapahtumapalauterekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn perusteena on suostumus. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on vastata annettuun palautteeseen silloin, kun asiakas sitä toivoo.

5. Käsiteltävät tiedot

Rekisteri sisältää annettuun palautteeseen liittyviä tietoja. Kaikista niistä palautteista, joissa asiakas on toivonut vastausta ja on antanut sitä varten yhteystietonsa, rekisteri sisältää sähköpostiosoitteen.

6. Tietolähteet

Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään palautteen antamisen yhteydessä.

7. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen sekä siirtäminen EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Jos tapahtumalla on ollut Tieteellisten seurain valtuuskunnan lisäksi muita järjestäjätahoja ja palaute koskee myös näitä muita järjestäjiä, palaute voidaan välittää anonyymina myös muiden järjestäjien tietoon. Jos palautteen vastaaminen vaatii toisen järjestäjätahon käsittelyä ja vastaamista, voidaan myös palautteeseen vastausta pyytäneen sähköpostiosoite välittää muille järjestäjätahoille.

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei siirretä muihin palveluihin eikä tietoja siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Tietojen suojaaminen ja säilytysaika

Henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä henkilötietoja. Järjestelmät on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista eli kun asiakkaan kanssa asia on käsitelty loppuun. Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä. Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

10. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli tätä selostetta muutetaan, muutokset laitetaan näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, niistä informoidaan rekisterinpitäjän verkkosivuilla.