Julkaisutoiminta ja kansainvälinen toiminta

Tiliselvitys saaduista avustuksista tehdään avustusjärjestelmään avustusvuotta seuraavan vuoden keväällä viimeistään 15.4.

Huom! Ohje uuden järjestelmän tiliselvityksestä:  Ohje tiliselvityksen jättämistä varten uudessa avustusjärjestelmässä (pdf).

Avustusjärjestelmään kirjaudutaan seurakohtaisen käyttäjätilin tunnuksilla. Mikäli seuran yhteyssähköpostiosoitteena avustusjärjestelmän käyttäjätilillä ei ole seuran yleistä sähköpostiosoitetta ja avustusten yhteyshenkilö vaihtuu, tulee seuran vaihtaa uusi yhteyssähköpostiosoite käyttäjätilille kohdasta Oma profiili, Vaihda sähköpostiosoite. Muutos tulee muistaa tallentaa.

HUOM! Tiliselvityksessä ovat erilliset erittelylomakkeet aikakausjulkaisulle (lehti tai vuosikirja), monografiasarjalle sekä kansainvälisen toiminnan avustukselle.

Tiliselvitykseen liitetään sähköisesti avustusvuotta koskevat:

• allekirjoitetut tuloslaskelma ja tase liitetietoineen. Mikäli julkaisun tuotot ja kulut eivät näy lajeittain yhteisön tuloslaskelmasta, liitetään yhteisön tuloslaskelman lisäksi joko julkaisun kustannuspaikan erillinen tuloslaskelma tai pääkirjan ote julkaisun tuotoista ja kuluista.
• allekirjoitettu tilintarkastuskertomus tai toiminnantarkastuskertomus
• toimintakertomus tai muu kirjallinen selvitys yhteisön avustukseen liittyvästä toiminnasta

Yhteisön tilinpäätöksessä julkaisutoiminnan tuottojen ja kulujen tulee olla erillään yhteisön muusta toiminnasta. Eri sarjojen tuotot ja kulut tulee erotella siten, että tiliselvityksessä esitettyjen lukujen todentaminen tuloslaskelmasta on mahdollista.

Jos sarjakohtainen erittely ei kirjanpidollisista syistä ole mahdollista, toimitetaan tiliselvityksen liitteeksi pääkirjanote, josta sarjakohtaiset tuotot ja kulut käyvät ilmi. Vaihtoehtoisesti tiliselvitykseen voi liittää toimintaa koskevat kuitit (= kopiot laskuista ja maksuista), jos toiminta on pienimuotoista. On myös mahdollista pyytää omalta tilintarkastajalta lausunto, jossa tilintarkastaja toteaa julkaisuavustuksen tulleen käytetyksi avustusehtoja vastaavalla tavalla ja tiliselvityksessä annettavien tietojen vastaavan tilinpäätökseen kirjattuja lukuja. Lausunto liitetään mukaan tiliselvitykseen. Tilintarkastajan lausunnosta mahdollisesti koituvat lisäkustannukset maksaa lausunnon tilannut seura/julkaisija. Lausuntomalli TSV Tilintarkastajan raportti seuran avustustilityksestä (pdf)

Valtionavustus on tarkoitettu tueksi tilanteessa, jossa julkaisusarjan tuotot eivät riitä kattamaan kuluja. Siksi avustusta on palautettava silloin, kun avustuskohteen tuottojen ja kulujen erotus on yli 100 euroa (avustusvuodesta 2020 alkaen). Lasku mahdollisesta palautuksesta lähetetään tiliselvitysten tarkastuksen jälkeen.

Jos tiliselvitystä ei toimiteta määräajassa, joudutaan avustus perimään takaisin.

Tiliselvityslomakkeen täyttöohje

Julkaisutoiminta

Tuottojen ja kulujen kohdalle merkitään luvut senttien tarkkuudella käyttäen desimaalierottimena pilkkua.

Tuotoilla tarkoitetaan koko sarjan tuottoja, joten tuottoina ilmoitetaan myös sarjan vanhempien osien myynti- ja lisenssituotot kyseisenä avustusvuonna. Jäsentilauksista tai jäsenmaksuista julkaisusarjalle tuloutuva osa merkitään joko Tilaus- ja myyntituottoihin tai Muihin tuottoihin. Jos seuran jäsenet saavat julkaisuja jäsenetuna, on jäsenmaksuista jyvitettävä kohtuullinen summa julkaisutoimintaan. Tämä summa arvioidaan käyttäen perusteena julkaisutoiminnan osuutta niistä aktiviteeteista, joita seura tarjoaa jäsenilleen. Huom! Myös avoimen saatavuuden (open access) julkaiseminen edellyttää, että seura tukee verkkojulkaisua jollain tavalla (esim. osuudella jäsenmaksuista).

Kohtaan Muut avustukset merkitään avustusta saavan julkaisun muut avustukset ja apurahat.

Valtionavustuksen hyväksyttäviksi kustannuksiksi katsotaan avustettavan toiminnan kannalta tarpeelliset ja määrältään kohtuulliset kustannukset.

Kohtuullisina kustannuksina hyväksytään palkkoja tai palkkioita kutakin palkansaajaa kohden enintään määrä, joka vastaa 80 000 euron vuosipalkkaa lakisääteisine sivukuluineen. Palkka voidaan maksaa rahapalkkana tai luontoisetuina. Jos palkka tai palkkio ylittää 80 000 euron rajan, ylittyvä osa tulee kattaa muun kuin opetus- ja kulttuuriministeriön myöntämällä avustuksella tai muulla rahoituksella.

Avustuksen saajan tulee varmistaa, että kirjanpitoon tehtävät palkkakirjaukset perustuvat todellisiin, aiheutuneisiin kustannuksiin. Laskennallisia kuluja esimerkiksi talkoo- tai vapaaehtoistyöstä ei hyväksytä. Kohdentamisen tulee perustua käytettyyn työaikaan, ja avustuksen saajan tulee pystyä esittämään tarvittaessa palkkojen kohdentamisperiaatteet.

Kohtuullisina edustuskustannuksina Muissa kuluissa hyväksytään sellaiset kustannukset, jotka ovat perusteltuja tavanomaisen vieraanvaraisuuden tai huomaavaisuuden osoittamiseksi. Avustuksen saajan tulee eritellä edustuskustannukset ja pyydettäessä esittää ne. Tavanomaisen huomaavaisuuden osoittamiseksi voidaan hyväksyä arvoltaan kohtuulliset merkkipäivälahjat yms. Sen sijaan hyväksyttäviä eivät ole rahalahjoista tai rahanarvoisista lahjakorteista aiheutuneet kustannukset. Rahanarvoisilla lahjakorteilla tarkoitetaan sellaisia lahjakortteja, joilla saaja voi itse hankkia valitsemansa rahanarvoisen tuotteen tai palvelun. Avustuksella voidaan kattaa myös arpajaispalkinnot ja markkinointimateriaalit silloin, kun nämä olennaisesti liittyvät avustettavan toiminnan tai hankkeen toteuttamiseen.

Arvonlisävero hyväksytään avustettavaksi kustannukseksi vain, jos se jää avustuksen saajan lopullisesti maksettavaksi. Toisin sanoen, mikäli avustuksen saaja vähentää verotuksessaan maksamansa arvonlisäverot, avustettavalle kohteelle hyväksytään kustannus nettomääräisenä, eli se, mikä tosiasiallisesti maksettiin.

Yleishallinnosta jyvitettävät kustannukset

Erityisavustuksen (julkaisutoiminnan avustuksen) saaja voi käyttää erityisavustusta myös toiminnan yleiskustannuksiin. Yleiskustannuksia ovat avustuksen saajan yleishallinnosta aiheutuneet kulut, jotka eivät välittömästi kohdistu mihinkään tiettyyn toimintoon tai hankkeeseen. Näiden kustannusten määrä voi olla enintään 15 % avustetun hankkeen kustannuksista, ja kirjanpidossa niiden tulee olla:

• selkeästi ja perustellusti hankkeen tarkoituksiin kohdennettuja
• hankkeen talousarvion mukaisia
• erikseen dokumentoituja
• koko käyttöajan samanperusteisia.

Yleiskustannusten on perustuttava todellisiin kuluihin, jotka voidaan myös osoittaa toteutuneiksi. Julkaisulle kirjattujen yleiskustannusten tulee näkyä julkaisun kustannuspaikalla kirjanpidossa.

Yleiskustannuksia ovat:

• Yleishallinnon henkilöstön (esim. toiminnanjohtaja, talouspäällikkö, kirjanpitäjä, hallintopäällikkö, toimistotyöntekijä) kustannukset. Yleishallinnon henkilöstöön kuuluvaksi voidaan katsoa sellainen henkilö, jonka työsuhteeseen eivät hankkeiden määrän yksittäiset muutokset vaikuta.
• Avustuksen saajan ylimpien toimielinten kokouskustannukset.
• Yleishallinnon posti-, puhelin-, tietoliikenne-, kopio- yms. toimistokulut.
• Tilintarkastuksen ja toiminnantarkastuksen kustannukset.
• Ulkoistetusta toiminnosta aiheutuneet kustannukset siltä osin kuin tilatut palvelut liittyvät johonkin yleistoimintaan kuten esim. taloushallinnon ulkoistamiseen.
• Yleishallintoon liittyvät tietotekniikka- ja tietojärjestelmäkustannukset, ellei niitä kateta erillisellä avustuksella.

Seuraavia kustannuksia ei saa kattaa opetus- ja kulttuuriministeriön avustuksella:

• poistot
• varainhankinnan kustannukset
• liike- ja sijoitustoiminnan kustannukset
• varaukset (Mutta tilinpäätöksessä kuluksi ja lomapalkkavelaksi kirjattavat henkilöstökulut (palkat ja sivukulut) lomapäivineen hyväksytään sen tilivuoden kuluksi, jona ne kirjanpitolain mukaan kirjataan kuluksi, vaikka ne maksettaisiin vasta seuraavana tilikautena. Tämä siksi, koska niiden maksamiseen on syntynyt lakiin perustuva velvoite.)
• laskennalliset erät, jotka eivät perustu jo toteutuneisiin kustannuksiin
• lainojen lyhennykset ja korot
• ei-lakisääteisten lisäeläkkeiden maksut
• irtisanomiskorvaukset tai irtisanomisajalta ilman työvelvollisuutta maksettavat palkkakustannukset (Jos työntekijä sen sijaan tekee töitä irtisanomisaikanaan, niin palkkakustannukset saadaan maksaa avustuksesta.)
• tulospalkkiot
• oikeudenkäyntikustannukset
• oikeuden langettamat korvaukset
• rangaistusluonteiset maksut, kuten sakot tai viivästyskorot
• avustuksen palautus.

Kansainvälinen toiminta

Jäsenmaksukuluksi ilmoitettavaan summaan voi lisätä kansainvälisen maksun vaatiman pankkikulun. Muita hallinnollisia kuluja ei tähän avustukseen voi jyvittää. HUOM! Tiliselvitykseen liitetään kopiot jäsenmaksulaskusta ja sen maksusta.

Kansainvälisten tieteellisten järjestöjen hallitusten jäsenten tai kansainvälisten tieteellisten julkaisujen toimituskuntien jäsenten kokousmatkakuluina huomioidaan lennot, kuljetukset matkakohteessa ja hotelli 1-2 yöltä. Avustuksella ei voi kattaa päivärahoja eikä kokouksen yhteydessä järjestettävän konferenssin osallistumismaksuja. Tiliselvityksessä ilmoitetaan aina matkakohde.