Hakuohje

Päivitetty 15.9.2016 10.58

Avustuksen hakijana on aina rekisteröity tieteellinen yhdistys (jäljempänä käytetään nimityksiä seura tai yhteisö).

HAKEMUSLOMAKE

  • avautuu ensimmäisenä hakupäivänä 1.9. TSV:n verkkosivuilla
  • voi täydentää koko hakuajan 30.9. asti
  • käyttö edellyttää rekisteröitymistä palveluun. Tunnus on pyydettävä viimeistään viikkoa ennen hakuajan umpeutumista. Jos vanha tunnus on tallella, käytetään sitä. Rekisteröinnin jälkeen TSV lähettää tunnuksen seuran ilmoittamalle yhteyshenkilölle
  • käyttäjätunnus on seurakohtainen. Jos sama henkilö hoitaa useamman seuran avustusten hakua, on jokaisen osalta rekisteröidyttävä erikseen.
  • selaimen täytyy sallia Javascript, ponnahdusikkunat ja evästeet (istunnon aikana)
  • verkkolomakkeen tiedot voi tulostaa itselleen ennen hakemuksen lähettämistä
  • verkkopalvelu sulkeutuu hakuajan umpeuduttua

LINKKI REKISTERÖITYMISEEN

Hakemuksen tulee sisältää täytetty hakemuslomake ja kutakin avustuskohdetta varten täytetty erittelylomake (julkaisutoiminnan avustuskohteen erittelylomake tai kansainvälisen toiminnan avustuskohteen erittelylomake) sekä pyydetyt liitteet. Puutteellista hakemusta ei oteta huomioon.

LIITTEIDEN TOIMITTAMINEN

Hakemukseen liitetään:

  • hakijayhteisön edellisen toimintakauden kertomus
  • tuloslaskelma ja tase (Jos tuloslaskelma ei ole tehty kirjanpito-ohjelmalla, mukaan on liitettävä julkaisutoimintaa koskevat kuitit)
  • tilintarkastuskertomus tai toiminnantarkastuskertomus
  • selvitys kaikista viiden edellisen vuoden aikana valtiolta saaduista julkaisutoiminnan avustuksista, niiden määristä sekä käyttötarkoituksista
  • näytekappaleet aikakausjulkaisuista, jos julkaisu ei ole avoimena verkossa (1 kpl)
  • uusilta hakijoilta lisäksi hakijayhteisön säännöt

Liitteet lähetetään sähköisesti verkkolomakkeella hakemuksen yhteydessä. Ainoastaan painettu näytejulkaisu lähetetään yhtenä kappaleena osoitteeseen:

Tieteellisten seurain valtuuskunta
Snellmaninkatu 13
00170 Helsinki

Lisätietoja antavat: 
julkaisuavustukset: julkaisupäällikkö Johanna Lilja puh.(09) 228 69 229, sähköposti johanna.lilja(at)tsv.fi
kansainvälisen toiminnan avustukset: tiedesihteeri Kirsi Siitonen, puh. (09) 228 69 269, kirsi.siitonen@tsv.fi 
Lomakkeen täyttöön liittyvissä teknisissä ongelmissa voi kääntyä Jani Laatikaisen puoleen, sähköposti jani.laatikainen(at)tsv.fi, gsm 040 8649878.

 

HAKEMUSLOMAKKEEN TÄYTTÖOHJE

Tutustu lomakkeeseen PDF icon julkaisuavustusmalli_2016.pdf

Kaikkien kysyttyjen lukujen tulee olla kokonaislukuja ilman tuhaterotinta. Järjestelmä ei hyväksy muita kuin numeroita.
 

Toimikunta Valitse vain yksi toimikunta.

Hakija Osoitetiedot, joihin päätös halutaan (yhteyshenkilön nimelle osoitettuna). Sähköpostiosoite on yhteyshenkilön sähköposti ja Internet-kotisivu hakijayhteisön kotisivu. HUOM! Jos yhteyshenkilö vaihtuu avustusvuoden aikana, on uuden henkilön yhteystiedot ilmoitettava osoitteeseen info(at)tsv.fi.

Toimihenkilöt Kirjoitetaan nimi ja tehtävä/asema niiden toimihenkilöiden osalta, joilla on yhdistyksen nimenkirjoitusoikeus. Merkitään yhteisön kaikkia toimihenkilöitä koskevat palkkaus- ja palkkioperusteet.

Jäsenistö ja jäsenmaksu merkitään hakuajankohdan mukaisena.

Jäsenyydet muissa yhteisöissä hakuajankohtana Merkitään tärkeysjärjestyksessä ne kansalliset ja kansainväliset tieteelliset järjestöt, joihin seura kuuluu.

Pyydetyt liitteet lähetetään sähköisesti verkkolomakkeen etusivulla.

 

JULKAISUTOIMINNAN AVUSTUSKOHTEEN ERITTELYLOMAKE

Tuottojen ja kulujen kohdalle merkitään luvut senttien tarkkuudella käyttäen desimaalierotinta (pilkku tai piste). Muiden lukujen osalta käytetään kokonaislukua.

Avustusta haetaan joko aikakausjulkaisulle tai monografiasarjalle. Kenttään Julkaisusarjan nimi laitetaan aina sarjan nimi. Osan numeroa tai vuosikertaa ei merkitä.  (Monografiasarjan erillisten osien nimet voi merkitä lisätietoihin.) Kullekin aikakauslehdelle tai sarjalle täytetään oma lomake.

Merkitse rasti sen julkaisutyypin kohdalle, mihin haet avustusta. Jos haet avustusta saman julkaisun painetulle ja rinnakkaiselle verkkoversiolle, laita molempiin kohtiin rasti. Painetun julkaisun rinnakkaisen verkkoversion tiedot ilmoitetaan silloinkin, kun hakemus koskee vain painettua versiota.

Painetuissa aikakausjulkaisuissa (= lehdet ja vuosikirjat) vuosikerran sivumäärä merkitään numeroina (ei muita merkkejä kenttään). Kuluvan vuoden ja avustusvuoden osalta sivumäärät voivat olla arvioita. Aikakausjulkaisun osalta ilmoitetaan myös painosmäärä (yhden numeron painos). Vuosikerran artikkelimäärällä tarkoitetaan vertaisarvioitujen artikkelien määrää. Katsauksia, kirja-arvosteluja yms. ei lasketa tähän mukaan. Jos lehti tai vuosikirja ilmestyy vain joka toinen vuosi, ilmoitetaan tiedot niiltä vuosilta, joina se ilmestyy. Lisätiedoissa kannattaa mainita, miten haettu avustus jakautuu kahden vuoden jaksolla ja haetaanko rahaa vuosittain vai joka toinen vuosi.

Monografiasarjan kokonaissivumäärä saadaan, kun kunkin sarjan osan sivumäärä kerrotaan painosmäärällä ja lasketaan nämä luvut yhteen. Kuluvan vuoden ja avustusvuoden osalta painosmäärät voivat olla arvioita. Luku merkitään numeroina (ei muita merkkejä kenttään).

Painetun aikakausjulkaisun tai monografiasarjan rinnakkaisversiolla tarkoitetaan verkossa ilmestyvää samansisältöistä julkaisusarjaa. Avoimesti luettavissa on kaikille ilmaiseksi käytössä verkkosivuilla, tilauspohjainen on käytössä lisensioidussa verkkopalvelussa, kuten Elektrassa. Ilmoitetaan julkaisusarjan verkko-osoite.

Vain tai enimmäkseen verkossa ilmestyvän lehden tai monografiasarjan ollessa kyseessä täytetään vain kohta Verkkojulkaisu, jossa ilmoitetaan verkko-osoite, sivumäärät sekä lehtien ja vuosikirjojen osalta myös artikkelimäärät. 

Julkaisijan toimet avoimen saatavuuden edistämiseksi ovat edellytys valtionavun myöntämiselle. Avointa julkaisemista voidaan edistää joko julkaisemalla koko sarja tai sen tieteelliset osat ilmaiseksi verkossa tai sallimalla artikkelien tai niiden käsikirjoitusten rinnakkaistallennus yliopistojen ja/tai tutkimuslaitosten julkaisuarkistoissa. Rinnakkaistallennuksesta vastaa kirjoittaja. Kustantajien rinnakkaistallennuspolitiikka tallennetaan kansainväliseen SHERPA/RoMEO –tietokantaan, josta kirjoittajat voivat helposti tarkastaa, minkä version tekstistä he saavat tallentaa. Tietojen ilmoittamiseen voi käyttää suomenkielistä, suomalaisille kustantajille suunnattua lomaketta sivulla http://openaccess.jyu.fi/lupalomakepohjia/sherpa-romeo. Myös kokonaan avointen lehtien kannattaa ilmaista rinnakkaistallennuspolitiikkansa. Avoimuutta on mahdollista toteuttaa viiveellä eli embargolla. EU:n suositusten mukaan viiveen pituus on enintään 6 kk luonnontieteissä ja 12 kk humanistisissa ja yhteiskuntatieteissä. Huom! Elektrassa julkaiseminen ei ole avointa julkaisemista, koska Elektra on käytössä vain lisenssin hankkineille laitoksille. Elektra-korvauksia saaville lehdille Kopioston hyväksymä avoimuuden muoto on vertaisarvioitujen käsikirjoitusten rinnakkaistallennus.   

Painotyöt pitää kilpailuttaa vähintään kolmen vuoden välein, jotta ne pysyvät kohtuullisina. Jos sisältöön liittyvät vaatimukset (esim. karttasivut) rajoittavat kilpailutusta, ilmoitetaan tämä lisätiedoissa.

Asiantuntijamenettelynä julkaisuissa tulee käyttää vertaisarviointia, joka lehdillä koskee vähintään tieteellisiä artikkeleja. Vertaisarviontitunnuksen käyttäjät merkitsevät vaihtoehdon "Sarja käyttää vertaisarviointitunnusta". Muut selostavat käytössä olevan arviointitavan sanallisesti, esim. "Kahden asiantuntijan sokkoarviointi".  Hylkäysprosentin laskemiseen on eri tapoja: tarjotut tekstit / hylätyt tekstit tai vertaisarviointiin lähetetyt tekstit / hylätyt tekstit. Aika, jolta prosentti lasketaan, voi myös vaihdella. Sanallisesti kerrotaan, miten hylkäys- tai julkaisuprosentti on laskettu. Valtionavun saamisen edellytyksenä on myös vapaa käsikirjoitustarjonta, eli tukea ei voida myöntää julkaisuille, joiden aineisto kootaan säännöllisesti suljetulla kutsumenettelyllä (esim. kutsuvierasseminaareihin perustuvat julkaisut). 

Jakelu on ilmoitettava kultakin vuodelta. Kuluvan vuoden tieto sekä avustusvuoden tieto ovat arvioita. Tiedot ovat aikakausjulkaisu-/sarjakohtaisia. Monografiasarjan osalta ilmoitetaan keskiarvot, jos kirjakohtaiset jakelutiedot vaihtelevat. Täytä kentät vain numerotiedoilla. Älä käytä tuhaterotinta. (Oikea kirjoitustapa: 2500)
Edellisen vuoden tietojen tulee perustua toimintakertomustietoihin. Mikäli jonain vuonna ei ole ilmestynyt yhtään numeroa, mainitaan siitä lisätiedoissa. 
HUOM. Vuodesta 2017 alkaen liian suuri painos lehdillä ja vuosikirjoilla on valtionapua vähentävä tekijä. Jos painoksesta jää yli 50 kpl irtonumeromyyntiin ja varastoon, esitetään perustelu painoksen suuruudelle Lisäselvitys painoksen suuruudesta -kentässä.

Tilaushinnat ovat numerotietoa ja kaikki pitää täyttää. Myös 0 käy.

Tuotoilla tarkoitetaan koko sarjan tuottoja, joten tuottoina ilmoitetaan myös sarjan vanhempien osien myynti- ja lisenssituotot kyseisenä avustusvuonna. Tuotot pitää täyttää joka vuoden osalta; edellinen vuosi perustuu tilinpäätökseen ja kuluva sekä avustusvuosi ovat arvioita. Mikäli jonain vuonna ei ole ilmestynyt yhtään numeroa, mainitaan siitä lisätiedoissa. Jäsentilauksista tai jäsenmaksuista julkaisusarjalle tuloutuva osa merkitään joko Tilaus- ja myyntituottoiin tai Muihin tuottoihin.

Edellisenä ja kuluvana vuonna saatu ja nyt haettava valtionavustus merkitään tuottoihin omaan kohtaansa. Euroopan unionin kilpailusäännösten mukaan tavoitteena on, ettei julkinen tuki pääsääntöisesti ylitä 30 % kuluista. Kohtaan Muut avustukset merkitään muut avustukset ja apurahat. Jos avustus/apuraha on myönnetty julkaisutoiminnan lisäksi muuhun toimintaan tai jos se jakautuu usealle vuodelle, tämä mainitaan Selvitys -laatikossa.

Verkkolomakkeella yhteissummat lasketaan automaattisesti. Mikäli selaimellasi ei automaattinen laskenta toteudu, ei siitä kannata välittää. Tiedot merkitään numeroina senttien tarkkuudella. Desimaalierotin voi olla pilkku (,) tai piste (.). Älä käytä mitään tuhaterotinta (ei pistettä eikä väliä) eikä muita ylimääräisiä merkkejä.

Kulut Yhteisön tilinpäätöksessä julkaisutoiminnan kulujen ja tuottojen pitää olla erillään yhteisön muusta toiminnasta ja eri sarjojen tuotot ja kulut pitää erotella siten, että hakemuksessa ja tiliselvityksessä esitettyjen tietojen todentaminen on mahdollista. Jos sarjakohtainen erittely ei kirjanpidollisista syistä ole mahdollista, toimitetaan hakemuksen liitteeksi pääkirjanote, josta sarjakohtaiset tulot ja menot käyvät ilmi. Toinen vaihtoehto on tilata seuran omalta tilintarkastajalta erillinen lausunto siitä, että valtionavustus on käytetty ohjeiden ja sopimuksen mukaisesti. Lausuntomallin saa pyydettäessä julkaisupäälliköltä. Lausunnon kustannuksista vastaa julkaisija.

Kohtaan Muut kulut voi jyvittää avustusta hakevaan julkaisusarjaan välittömästi liittyviä kuluja, kuten toimittajan/toimitussihteerin työn vaatimia tilakuluja.Tällaisia hallinnollisia kuluja voi jyvittää Muihin kuluihin samassa suhteessa kuin mitä avustettavan julkaisutoiminnan kulut vastaavat seuran koko kuluista. Siis jos avustettavan julkaisusarjan kulut ovat 70% seuran kaikista kuluista, hallinnollisia kuluja (kuten pankki-, kirjanpito- ja tilintarkastuskulut) voi jyvittää tähän kohtaan 70%. Kohtaan Selvitys muista kuluista merkitään, mitä hallinnollisia kuluja on on jyvitetty muihin kuluihin. HUOM! Muihin kuluihin ei voi jyvittää seuran kaikkia yleisiä kuluja, esimerkiksi ei TSV:n jäsenmaksua, retkikuluja tai apuraharahastojen hoitokuluja. Ohessa on kaksi esimerkkiä hallinnollisten kulujen laskennasta: File File Hallinnollisten kulujen_jyvitysmalli2016.xlsx

Kulujen ja tuottojen tulee olla avustusvuoden osalta loppusummiltaan vastaavat. Verkkolomakkeen ohjelma huomauttaa, jos loppusummat eivät täsmää.

HUOM! Jos julkaisija on täyttänyt ko. sarjasta hakuvuonna tiliselvityksen, tulee hakemukseen merkitä edellisen vuoden osalta tiliselvityksessä ilmoitetut tai tiliselvityksen yhteydessä mahdollisesti korjatut luvut.  

Tiedot merkitään senttien tarkkuudella. Desimaalierotin voi olla pilkku (,) tai piste (.). Älä käytä mitään tuhaterotinta (ei pistettä eikä väliä) eikä muita ylimääräisiä merkkejä.

Muut julkaisijayhteisöt: Yhteiskustanteisen sarjan (muut kustantajat Suomessa tai ulkomailla) tapauksessa kumppanin rooli (osuus kustannuksista ja tuotoista  yms.) pitää olla selvästi näkyvissä. TSV pyytää tarvittaessa lisätietoja.  

Hakemuksen perustelu ja lisätiedot tarvittaessa lyhyesti. Tähän kohtaan voi täydentää aiempien kenttien tietoja tai kertoa, jos julkaisusarjalla on kehittämishankkeita tms., joiden takia haettavaa avustusta on korotettu. Tässä kohdassa kannattaa esittää perustelut, jos monografiasarjassa julkaistaan väitöskirjoja, sillä tukea ei suositella ohjattavaksi väitöskirjojen julkaisemiseen muuten kuin erityisistä syistä, esimerkiksi väittelijälle liian raskaiksi koituvista kuvituskustannuksista. 

 

KANSAINVÄLISEN TOIMINNAN AVUSTUSKOHTEEN ERITTELYLOMAKE

Avustusta voi hakea kansainvälisten tieteellisten järjestöjen jäsenmaksuihin. Lisäksi tukea myönnetään kansainvälisten tieteellisten järjestöjen hallitusten suomalaisten jäsenten sekä kansainvälisten julkaisujen toimituskuntien suomalaisten jäsenten kokousmatkakuluihin. Haettava summa merkitään täysinä euroina ilman tuhaterotinta.

Kansainvälisten yhteisöjen jäsenmaksut -kohdassa voi laittaa samalle erittelylomakkeelle viiden eri kv-järjestön jäsenmaksuihin haettavat avustukset. Mikäli kaikki haettavat kansainvälisen toiminnan avustuskohteet eivät mahdu samalle lomakkeelle, voi täyttää lisäksi toisen lomakkeen. Jäsenmaksuksi ilmoitettavaan summaan voi lisätä kansainvälisen maksun vaatimat pankkikulut. Muita hallinnollisia kuluja ei voi jyvittää tähän avustukseen.

Kansainvälisten tieteellisten järjestöjen hallitusten jäsenten tai julkaisujen toimituskuntien jäsenten matkakuluja voi samalla erittelylomakkeella hakea neljään eri kohteeseen.

Kansainvälisen yhteisön/julkaisun nimi -kohtaan tulee kansainvälisen yhteisön tai kansainvälisen julkaisun nimi.

Luottamustoimi -kenttään laitetaan tieto, missä ominaisuudessa henkilö matkustaa (esim.” lehden toimituskunnan jäsen”). Huom! Tässä ilmoitetaan matkustajan asema kansainvälisessä järjestössä / toimituskunnassa, ei suomalaisessa seurassa.

Matkakohde -kenttään merkitään tieto kaupungista tai maasta, jossa kokous pidetään. Jos paikka ei ole tiedossa, annetaan Lisätietoja -kentässä matkasta niin täsmälliset tiedot kuin hakuhetkellä on mahdollista, vähintäänkin maanosa, jossa kokous järjestetään.  

Haettavat matkakulut sisältävät lennot ja hotellin 1-2 yöltä. Avustus ei kata päivärahoja eikä mahdollisia kongressien osallistumismaksuja silloin, kun kokous järjestetään kongressin yhteydessä.

Jäsenyydet ja edustukset mainitaan seuran toimintakertomuksessa. Jäsenmaksu- ja matkakulut pitää kirjata tuloslaskelmaan siten, että tiliselvityksessä ilmoitetut kulut voi todentaa.

Haettavat summat merkitään täysinä euroina ilman tuhaterotinta.