Avustushakemus tehdään TSV:n verkkosivuilla olevaan sähköiseen hakemustietokantaan, johon hakijan on ensin rekisteröidyttävä. Rekisteröinnin jälkeen TSV lähettää tunnuksen tietokantaan kirjautumista varten. Jos vanha tunnus on tallella, käytetään sitä. HUOM: syksyllä 2018 kaikkien hakijoiden pitää hakea uutta tunnusta, koska hakujärjestelmä uusittiin.

Valtion avustus on tarkoitettu ensisijaisesti tärkeimpien ulkomaisten puhujien matkakuluihin. Kansainvälisten tapahtumien osalta voidaan myöntää tukea myös

• tilakuluihin
• sihteeristökuluihin
• viestintään (ei kuitenkaan konferenssijulkaisuihin)

Hakemusta laatiessa huomioonotettavaa:

• hakijan on oltava luonnollinen henkilö (ei yhdistys eikä laitos), joka on tapahtuman vastuullinen johtaja
• huolellisesti laadittu hakemus
• huolellisesti laadittu kokonaisbudjetti, josta ilmenevät kaikki menot ja tulot. Budjetin on oltava tasapainossa ja omarahoitusosuuden riittävä. Budjetti lähetetään hakemuksen mukaan liitteenä.
• alustava ohjelma, joka lähetetään myös liitteenä
• ulkomaisten pääpuhujien ansioluettelot liitteenä

Rahoitusta ei pääsääntöisesti myönnetä seuraaviin tarkoituksiin tai tapahtumiin:

• kansalliset seminaarit, joissa ei ole ulkomaisia puhujia
• tutkimushankkeiden sisäiset työseminaarit
• kansainvälisten järjestöjen vuosikokoukset
• kansainvälisten tutkimushankkeiden valmisteluun tähtäävät työkokoukset
• ulkomailla järjestettävät konferenssit
• tutkijakoulutuskurssit ja -kesäkoulut
• konferenssit, joiden järjestelyt ovat niin alussa, että ohjelmaa ei ole saatavissa tai kutsuttavat puhujat eivät ole tiedossa, tai jotka muuten eivät vastaa yllä mainittuja ehtoja.
• jos muu valtiolliselta taholta tuleva rahoitusosuus ylittää 30% kokonaistuloista. Sellaiseksi lasketaan esimerkiksi Euroopan Union tai Suomen Akatemian myöntämä projektirahoitus
• tapahtumat, jotka eivät ole avoimia kiinnostuneelle yleisölle
• tapahtumat, jotka ovat päätöksentekohetkellä jo ohi.