Understödsansökningen görs i den elektroniska ansökningsdatabasen som finns på VSD:s webbsida och som ansökaren först måste registrera sig i.

Sökanden ska i sin ansökan ange för vad finansiering söks och på vilka grunder.

Finansiering kan beviljas i första hand för resekostnader för talare som bor utomlands och är betydande för konferensen, för lokal- och tekniska kostnader som uppstår för ordnandet av konferensen, sekretariats- och konferenskontorskostnader och kommunikationskostnader.

När resekostnader söks ska ansökaren skicka följande uppgifter om talarna: namn, bakgrundsorganisation eller affiliering, uppgift på konferensen och cv som visar talarens vetenskapliga meriter.

Dessutom ska ansökaren skicka som bilagor konferensens preliminära program och en noggrant uppgjord totalbudget, där alla inkomster och utgifter framkommer, inklusive de ovan nämnda specificerade. Budgeten måste vara i balans och självfinansieringsandelen tillräcklig.

Ansökaren visar i konferensens redovisning för vilka användningsändamål, som beviljats i beslutet, understöd har använts och hur mycket.

Finansiering beviljas i regel inte för följande ändamål eller evenemang:

• nationella seminarier där det inte finns talare från utlandet
• forskningsprojekts interna arbetsseminarier
• internationella organisationers årsmöten
• konferenser som anordnas utomlands
• forskarutbildningskurser och -sommarskolor
• konferenser vars arrangemang är så pass i början att programmet inte ännu är tillgängligt eller talare som ska inbjudas inte ännu är kända
• konferenser i vilka deltagande sker endast på inbjudan
• evenemang som vid stunden för beslutsfattandet redan är över
• kostnader för konferenspublikationer.