Ansökningsanvisning

Den sökande av understödet är alltid en registrerad vetenskaplig förening (senare används benämningar sällskap eller samfund).

ANSÖKNINGSBLANKETT

  • Öppnas på första ansökningsdagen 1.9 på VSD:s nätsidor.
  • Kan kompletteras under hela ansökningstiden fram till 30.9
  • Användning förutsätter registrering till tjänsten. OBS! Nytt ansökningssystem i bruk i september 2018! Tidigare användar-id är inte längre giltigt, utan den sökande måste registrera sig i den nya söktjänsten.
  • Om samma person sköter flera samfunds understödsansökningar, måste för varje samfund registreras skilt. OBS! I ansökningstjänsten för publikations- och internationell verksamhet kan samma e-postadress användas för registrering bara en gång. Då samma person sköter flera samfunds ansökningar ska olika e-postadresser användas vid registrering.
  • Ifall samfundets kontaktpersons e-postadress används för registrering, ska samfundet vid byte av kontaktperson ändra den nya kontaktpersonens e-postadress i ansökningstjänsten under ”Profil”.
  • Webbläsaren måste tillåta Javascript, pop-up fönster och cookies (under sessionen)
  • Nätblanketten kan skrivas ut
  • Nättjänsten stängs efter att ansökningstiden har gått ut

LÄNK TILL REGISTRERINGEN

Ansökningen bör innefatta en fylld ansökningsblankett och för varje understödsobjekt en fylld specifikationsblankett (specifikationsblankett för periodisk publikation, specifikationsblankett för monografiaserie eller specifikationsblankett för den internationella verksamhetens understödsobjekt) samt de begärda bilagorna. OBS! Från och med september 2018 har monografiserier en egen specifikationsblankett! En ofullständig ansökan tas inte i beaktande.

SÄNDANDE AV BILAGORNA  

Till ansökningen bifogas:

  • det sökande samfundets resultaträkning, balansräkning och revisionsberättelse eller verksamhetsgranskningsberättelse
  • berättelse för föregående verksamhetsår
  • av nya ansökare dessutom det sökande samfundets stadgar
  • Provexemplar av de periodiska publikationerna (tidskrift eller årsbok), om publikationen inte är öppet tillgänglig på nätet (1 st.)

Bilagorna skickas elektroniskt med en nätblankett i samband med ansökningen. Endast den tryckta provpublikationen skickas i ett exemplar till adressen:

Vetenskapliga samfundens delegation
Kirsi Siitonen
Snellmansgatan 13
00170 Helsingfors

Mer information: vetenskapssekreterare Kirsi Siitonen, tfn (09) 228 69 269, kirsi.siitonen(at)tsv.fi

OBS! Vid frågor gällande ifyllandet av blanketten och tekniska problem skickas servicebegäran via "Meddelanden"-funktionen.

 

ANSÖKNINGSBLANKETTENS IFYLLNINGSANVISNING

Alla efterfrågade tal bör vara heltal utan tusentalsavgränsare. Systemet godkänner endast siffror.

Kommission Välj endast en kommission.

Medlemskåren och medlemsavgiften antecknas i enlighet med ansökningstidpunkten.

 

SPECIFIKATIONSBLANKETT FÖR PERIODISK PUBLIKATION (TIDSKRIFT ELLER ÅRSBOK)

I fältet Publikationsseriens namn antecknas alltid seriens namn. Delens nummer eller årgång antecknas inte. För varje periodisk publikation ifylls en egen blankett.

I fråga om en periodisk publikation anges upplaga på ett nummer. Om tidskriften eller årsboken endast utkommer vartannat år, anges uppgifter från de år den utkommer.

Med Årgångens artikelmängd avses antalet kollegialt granskade artiklar. Översikter, bokrecensioner mm. räknas inte med.

Öppet läsbar nätpublikation är fritt åtkomlig för alla på en webbsida, prenumerationsbaserad är tillgänglig i en licensierad webbtjänst, såsom Elektra.

Utgivarens åtgärder för att främja öppen tillgång är en förutsättning för beviljande av statsbidraget. Öppen publicering kan främjas antingen genom att publicera hela serien eller dess vetenskapliga delar gratis på nätet, eller genom att tillåta parallellpublicering av artiklarna eller deras manuskript i universitetens och/eller forskningsanstalternas publikationsarkiv.  För parallellpubliceringen ansvarar skribenten. Utgivarnas policy kring parallellpublicering sparas i den internationella databasen SHERPA/RoMEO, varifrån skribenterna enkelt kan granska vilken version av texten de får parallellpublicera. Även för helt öppna tidskrifter lönar det sig att tillkännage sin parallellpubliceringspolicy. Öppenhet kan verkställas med en fördröjning, dvs. ett embargo. Enligt EU:s rekommendationer är fördröjningen högst 6 månader inom naturvetenskaper och 12 månader inom humaniora och samhällsvetenskaper. Obs! Publicering i Elektra är inte öppen publicering eftersom Elektra endast är tillgänglig på institutioner som skaffat licens. För tidskrifter som erhåller Elektra-ersättningar är parallellpublicering av kollegialt granskade manuskript en av Kopiosto godkänd form av öppenhet. 

Tryckarbeten måste konkurrensutsättas med minst tre års mellanrum så att de hålls måttliga. Om krav angående innehållet (t.ex. kartsidor) begränsar konkurrensutsättningen, uppges detta i tilläggsuppgifterna. 

Som sakkunnigförfarande bör kollegial granskning tillämpas i publikationerna, vilket för tidskrifter gäller åtminstone de vetenskapliga artiklarna. De som använder märket för kollegial granskning väljer alternativet ”Serien använder märket för kollegial granskning”. Andra redogör för sakkunnigförfarandet i ord, t.ex. ”Blind granskning utförd av två sakkunniga”. OBS! Ett villkor för erhållande av statsbidrag är även att erbjudande av manuskript är öppet, d.v.s. att understöd inte kan beviljas publikationer vars material insamlas regelbundet genom sluten kallelse (t.ex. publikationer som grundar sig på seminarier för inbjudna gäster).

Distributionen bör rapporteras för varje år. Det innevarande årets samt understödsårets uppgifter är uppskattningar. Uppgifterna är specifika för den periodiska publikationen. Fyll i fälten endast med sifferuppgifter. Använd inte tusentalsavgränsare. (Rätt skrivsätt: 2500). Det föregående årets uppgifter bör grunda sig på uppgifter i verksamhetsberättelsen. Ifall det något år inte har utkommit något nummer alls, nämns detta under tilläggsinformationen. OBS! Fr.o.m. år 2017 är en för stor upplaga för tidskrifter och årsböcker en minskande faktor vad gäller statsbidrag. Om det av upplagan blir över 50 st. för lösnummerförsäljning och på lager, framförs motivering för upplagans storlek i fältet Tilläggsutredning över upplagans storlek.

Prenumerationspriserna är sifferuppgifter och allt ska ifyllas. Även 0 går.

Med intäkter menas hela seriens intäkter, varför även seriens äldre delars försäljnings- och licensintäkter under understödsåret uppges. Intäkterna bör fyllas i för varje år; det föregående året grundar sig på bokslutet och det innevarande samt understödsåret är uppskattningar. Ifall det något år inte har utkommit något nummer alls, nämns detta i tilläggsinformationen. Den del av medlemsprenumerationer eller medlemsavgifter som intäktsförs till publikationsserien anges antingen i Prenumeration och försäljning eller i Övriga intäkter. Den av medlemsavgifter till publikationsserien fördelade andelen uppskattas enligt hur stor del publikationen är av samfundets till medlemmar erbjudna tjänster och/eller förmåner. Även öppna publikationer måste ha någon annan intäkt än statsbidrag.

Statsbidrag som erhållits under föregående och innevarande år och som nu ansöks antecknas under intäkter i sin egen punkt. Enligt Europeiska Unionens konkurrensbestämmelser är målet att det offentliga stödet i regel inte överskrider 30 % av kostnaderna. I punkten Övriga understöd anges andra understöd och stipendier. Om understödet/stipendiet har beviljats för annan verksamhet utöver publikationsverksamhet eller om det fördelas på flera år, nämns detta i Utredning-rutan.

Slutsummorna räknas automatiskt på nätblanketten. Decimaltecknet kan vara komma (,). Använd inte någon tusentalsavgränsare (inte punkt eller mellanrum) eller andra extra tecken.

 

Allokering av kostnader från den allmänna förvaltningen till Övriga kostnader

Mottagaren av understödet får allokera allmänna kostnader för verksamheten till specialunderstödet, om mottagaren inte får allmänt statsunderstöd för sin verksamhet av undervisnings- och kulturministeriet. De allmänna kostnaderna för verksamheten utgörs av sådana kostnader för allmän förvaltning som inte ingår i någån specifik verksamhet eller något enskilt projekt. Dessa kostnader får högst utgöra 15 procent av kostnaderna för projektet och de bokförs som följer:

  • tydligt och motiverat så att de specifieras för respektive ändamål inom projektet
  • överensstämma med budgeten för projektet
  • dokumenteras separat
  • ha samma grunder under hela användningstiden

De allmänna kostnaderna ska basera sig på faktiska kostnader som bidragstagaren även kan påvisa att har realiserats. Allmänna kostnader som bokförts på projektet ska vara synliga på projektets redovisning över kostnadsställen i bokföringen.

Allmänna kostnader är:

  • Kostnader för personalen inom den allmänna förvaltningen (t.ex. verksamhetsledare, ekonomichef, bokförare, förvaltningschef, kontorspersonal). Som anställd inom den allmänna förvaltningen kan anses en person vars anställningsförhållande inte påverkas av enskilda förändringar i antalet projekt.
  • Möteskostnader för de högsta verksamhetsorganen hos den som mottar statsunderstöd.
  • Kostnader för postning, telefon, it, kopiering m.fl. kostnader för allmän förvaltning.
  • Kostnader för revision och verksamhetsgranskning
  • Kostnader som föranleds av outsourcing av funktioner, till den del de tjänster som beställs är relaterade till sen allmänna verksamheten, såsom t.ex. outsourcing av ekonomiförvaltningen.
  • Kostnader för it- och datasystem, om de inte täcks med ett separat understöd.

OBS! Om en organisation får både allmänt statsunderstöd och specialunderstöd, får man inte påföra specialstödet allmänna kostnader.

Intäkter och kostnader I samfundets bokslut ska publikationsverksamhetens intäkter och kostnader redovisas separat från samfundets övriga verksamhet, och olika seriers intäkter och kostnader ska åtskiljas så att verifiering av de i ansökningen och redovisningen angivna uppgifterna är möjligt. Ifall seriespecifik specificering av bokföringsskäl inte är möjlig, skickas som bilaga till ansökningen ett huvudboksutdrag, varav seriespecifika kostnader och intäkter framgår. Ett annat alternativ är att från samfundets egen revisor beställa ett skilt utlåtande om att statsbidraget har använts i enlighet med anvisningarna och avtalet. En mall för utlåtandet fås på begäran av publikationschefen. Utgivaren svarar för utlåtandets kostnader.

Kostnadernas och intäkternas slutsummor bör vara motsvarande för understödsåret.

OBS! Om utgivaren har under ansökningsåret fyllt i en redovisning för serien i fråga, ska i ansökningen antecknas för föregående års del de i redovisningen uppgivna eller de i samband med redovisningen eventuellt korrigerade intäkts- och kostnadstalen.

Andra publicerande sammanslutningar: I gemensamt bekostade (andra förläggare i Finland eller utomlands) seriers fall ska partnerns roll (andel av kostnaderna och intäkterna mm.) synas tydligt. VSD ber vid behov om tilläggsinformation.

Ansökningens motivering och tilläggsinformation kortfattat vid behov. Här kan man komplettera uppgifter i tidigare fält eller berätta om publikationsserien har utvecklingsplaner eller något annat sådant, för vars skull det ansökta understödet har höjts.

 

SPECIFIKATIONSBLANKETT FÖR MONOGRAFIASERIE

I fältet Publikationsseriens namn antecknas alltid seriens namn. Delens nummer eller årgång antecknas inte. Namn på enskilda delar som ingår i monografiserien kan antecknas under tilläggsuppgifter. För varje serie ifylls en egen blankett.

Tryckarbeten måste konkurrensutsättas med minst tre års mellanrum så att de hålls måttliga. Om krav angående innehållet (t.ex. kartsidor) begränsar konkurrensutsättningen, uppges detta i tilläggsuppgifterna.

Som sakkunnigförfarande bör kollegial granskning tillämpas i publikationerna. De som använder märket för kollegial granskning väljer alternativet ”Serien använder märket för kollegial granskning”. Andra redogör för sakkunnigförfarandet i ord, t.ex. ”Blind granskning utförd av två sakkunniga”. OBS! Ett villkor för erhållande av statsbidrag är även att erbjudande av manuskript är öppet, d.v.s. att understöd inte kan beviljas publikationer vars material insamlas regelbundet genom sluten kallelse (t.ex. publikationer som grundar sig på seminarier för inbjudna gäster).

Distributionen bör rapporteras för varje år. Det innevarande årets samt understödsårets uppgifter är uppskattningar. Beträffande monografiserier uppges medeltalen om de bokspecifika distributionsuppgifterna varierar. Fyll i fälten endast med sifferuppgifter. Använd inte tusentalsavgränsare. (Rätt skrivsätt: 2500). Det föregående årets uppgifter bör grunda sig på uppgifter i verksamhetsberättelsen. Ifall det något år inte har utkommit något nummer alls, nämns detta under tilläggsinformationen.

Med intäkter menas hela seriens intäkter, varför även seriens äldre delars försäljnings- och licensintäkter under understödsåret uppges. Intäkterna bör fyllas i för varje år; det föregående året grundar sig på bokslutet och det innevarande samt understödsåret är uppskattningar. Ifall det något år inte har utkommit något nummer alls, nämns detta i tilläggsinformationen. Den del av medlemsprenumerationer eller medlemsavgifter som intäktsförs till publikationsserien anges antingen i Prenumeration och försäljning eller i Övriga intäkter. Den av medlemsavgifter till publikationsserien fördelade andelen uppskattas enligt hur stor del publikationen är av samfundets till medlemmar erbjudna tjänster och/eller förmåner. Även öppna publikationer måste ha någon annan intäkt än statsbidrag.

Statsbidrag som erhållits under föregående och innevarande år och som nu ansöks antecknas under intäkter i sin egen punkt. Enligt Europeiska Unionens konkurrensbestämmelser är målet att det offentliga stödet i regel inte överskrider 30 % av kostnaderna. I punkten Övriga understöd anges andra understöd och stipendier. Om understödet/stipendiet har beviljats för annan verksamhet utöver publikationsverksamhet eller om det fördelas på flera år, nämns detta i Utredning-rutan.

Slutsummorna räknas automatiskt på nätblanketten. Decimaltecknet kan vara komma (,). Använd inte någon tusentalsavgränsare (inte punkt eller mellanrum) eller andra extra tecken.

 

Allokering av kostnader från den allmänna förvaltningen till Övriga kostnader

Mottagaren av understödet får allokera allmänna kostnader för verksamheten till specialunderstödet, om mottagaren inte får allmänt statsunderstöd för sin verksamhet av undervisnings- och kulturministeriet. De allmänna kostnaderna för verksamheten utgörs av sådana kostnader för allmän förvaltning som inte ingår i någån specifik verksamhet eller något enskilt projekt. Dessa kostnader får högst utgöra 15 procent av kostnaderna för projektet och de bokförs som följer:

  • tydligt och motiverat så att de specifieras för respektive ändamål inom projektet
  • överensstämma med budgeten för projektet
  • dokumenteras separat
  • ha samma grunder under hela användningstiden

De allmänna kostnaderna ska basera sig på faktiska kostnader som bidragstagaren även kan påvisa att har realiserats. Allmänna kostnader som bokförts på projektet ska vara synliga på projektets redovisning över kostnadsställen i bokföringen.

Allmänna kostnader är:

  • Kostnader för personalen inom den allmänna förvaltningen (t.ex. verksamhetsledare, ekonomichef, bokförare, förvaltningschef, kontorspersonal). Som anställd inom den allmänna förvaltningen kan anses en person vars anställningsförhållande inte påverkas av enskilda förändringar i antalet projekt.
  • Möteskostnader för de högsta verksamhetsorganen hos den som mottar statsunderstöd.
  • Kostnader för postning, telefon, it, kopiering m.fl. kostnader för allmän förvaltning.
  • Kostnader för revision och verksamhetsgranskning
  • Kostnader som föranleds av outsourcing av funktioner, till den del de tjänster som beställs är relaterade till sen allmänna verksamheten, såsom t.ex. outsourcing av ekonomiförvaltningen.
  • Kostnader för it- och datasystem, om de inte täcks med ett separat understöd.

OBS! Om en organisation får både allmänt statsunderstöd och specialunderstöd, får man inte påföra specialstödet allmänna kostnader.

 

Intäkter och Kostnader. I samfundets bokslut ska publikationsverksamhetens intäkter och kostnader redovisas separat från samfundets övriga verksamhet, och olika seriers intäkter och kostnader ska åtskiljas så att verifiering av de i ansökningen och redovisningen angivna uppgifterna är möjligt. Ifall seriespecifik specificering av bokföringsskäl inte är möjlig, skickas som bilaga till ansökningen ett huvudboksutdrag, varav seriespecifika kostnader och intäkter framgår. Ett annat alternativ är att från samfundets egen revisor beställa ett skilt utlåtande om att statsbidraget har använts i enlighet med anvisningarna och avtalet. En mall för utlåtandet fås på begäran av publikationschefen. Utgivaren svarar för utlåtandets kostnader.

Kostnadernas och intäkternas slutsummor bör vara motsvarande för understödsåret.

OBS! Om utgivaren har under ansökningsåret fyllt i en redovisning för serien i fråga, ska i ansökningen antecknas för föregående års del de i redovisningen uppgivna eller de i samband med redovisningen eventuellt korrigerade intäkts- och kostnadstalen.

Andra publicerande sammanslutningar: I gemensamt bekostade (andra förläggare i Finland eller utomlands) seriers fall ska partnerns roll (andel av kostnaderna och intäkterna mm.) synas tydligt. VSD ber vid behov om tilläggsinformation.

Ansökningens motivering och tilläggsinformation kortfattat vid behov. Här kan man komplettera uppgifter i tidigare fält eller berätta om publikationsserien har utvecklingsplaner eller något annat sådant, för vars skull det ansökta understödet har höjts. Här lönar det sig att framföra motiveringar om det i monografiserien endast utges dissertationer, då stödet inte rekommenderas att styras till publicering av dissertationer utan särskild orsak, t.ex. illustrationskostnader som blir alltför betungande för disputanden.

 

SPECIFIKATIONSBLANKETT FÖR DEN INTERNATIONELLA VERKSAMHETENS UNDERSTÖDSOBJEKT

Understöd kan sökas för internationella vetenskapliga organisationers medlemsavgifter. Dessutom beviljas stöd för resekostnader för de internationella vetenskapliga organisationernas finländska styrelsemedlemmar samt för de internationella publikationernas finländska redaktionsrådsmedlemmar. Det ansökta beloppet anges i hela euro utan tusentalsavgränsare.

I punkten Internationella samfunds medlemsavgifter till det belopp som anges som medlemsavgift kan de bankkostnader som krävs vid internationell betalning tilläggas. Andra administrativa kostnader kan inte fördelas till detta understöd.

I fältet Fötroendeuppdrag anges i vilken egenskap personen reser (t.ex. ”medlem i tidskriftens redaktionsråd”). Obs! Här uppges resenärens position inom den internationella organisationen / redaktionsrådet, inte inom det finländska samfundet.

I fältet Resmål antecknas den stad eller det land där mötet hålls. Om platsen inte är känd, meddelas så precisa uppgifter som vid ansökningstiden är möjligt i fältet Tilläggsuppgifter, åtminstone den världsdel där mötet ordnas.

De ansökta resekostnaderna innefattar flyg och hotell för 1-2 nätter. Understödet täcker inte dagpenningar eller eventuella deltagaravgifter för kongresser då mötet ordnas i samband med en kongress.

Medlemskap och ställföreträdarskap nämns i samfundets verksamhetsberättelse. Medlemsavgifts- och resekostnader ska bokföras i resultaträkningen på så sätt att kostnaderna som angivits i redovisningen kan verifieras.

De ansökta beloppen anges i hela euro utan tusentalsavgränsare.

 

Uppdaterad 4.9.2018 12.04