Rapportering om användningen av statsunderstöd sker genom att fylla i en elektronisk redovisningsblankett senast sex månader efter konferensens slut. Rapporteringen görs i ansökningssystemet.

Till utredningen bifogas:

• Undertecknad kostnadsställesrapport över konferensens alla faktiska inkomster och utgifter eller motsvarande bokföringsverifikation
• Genomfört program

Statsunderstöd får användas endast för ändamål som överensstämmer med statsunderstödsbeslutet.

Den understödda konferensens faktiska inkomster och kostnader ska följas i bokföringen på eget kostnadsställe.

Godtagbara kostnader är inte kalkylmässiga poster som inte grundar sig på redan realiserade kostnader.

Mervärdesskatt godkänns som en kostnad som kan täckas med understöd bara om understödstagaren är den slutliga betalaren av skatten.

Ifall konferensens inkomster är större än utgifterna, debiterar VSD den del av överskottet som skall återlämnas och som motsvarar det beviljade understödet. De faktiska kostnaderna får inte heller vara väsentligt mindre än de som uppgetts i ansökningens budget, och det beviljade understödets andel får inte överstiga 30 % av de faktiska kostnaderna. VSD skickar en faktura för summan som ska återbetalas på basis av redovisningen.