Detta är ett informationsdokument för den registrerade om Vetenskapliga samfundens delegations (VSD) styrelses medlemsvals kandidatregister i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU 679/2016 12-22). Upprättat 20.6.2024.

1. Personuppgiftsansvarig

Vetenskapliga samfundens delegation
Kyrkogatan 6
00170 Helsingfors
FO-nummer: 0524704-5

2. Kontaktperson som ansvarar för registret

Kommunikationsassistent Elina Suominen
Tfn (09) 228 69 225
E-post tsv(at)tsv.fi

3. Registrets namn

VSD:s styrelses medlemsvals kandidatregister

4. Syfte och rättslig grund för behandling av personuppgifter

Grunden för behandling av personuppgifter är samtycke. Förslagsställaren ska försäkra att hen har frågat och fått kandidatens och hens suppleants samtycken till sitt förslag samt uppgifternas tillfälliga publicering och delande till VSD:s medlemskår före höstmötet.
Personuppgifter samlas för styrelsens förhandskandidatnominering innan VSD:s höstmöte. Kandidater kan föreslås också på plats på höstmötet, eftersom alla som har rätt att utöva beslutanderätt ska garanteras rätt att delta i kandidatnomineringen för valet enligt föreningslagen.

5. Datainnehåll

I registret har lagrats uppgifter om medlemmar och deras suppleanter som föreslås till VSD:s styrelse samt om förslagsställaren. En del av uppgifterna publiceras temporärt på VSD:s webbsida och delas till VSD:s medlemskår per e-post före höstmötet.
I registret lagrade uppgifter som publiceras och delas till medlemskåren:

• Det medlemssamfund som förslagsställaren representerar
• Den föreslagna personens namn och det medlemssamfund hen representerar
• Namn på kandidatens personliga suppleant och det medlemssamfund hen representerar

I registret lagrade uppgifter som är endast för VSD:s interna bruk:

• Förslagsställarens namn, e-postadress och telefonnummer

Förslag kan inte ändras eller återtas efter att webblanketten har skickats.

6. Regelmässiga uppgiftskällor

Uppgifterna som lagras i registret erhålls av förslagsställaren via ifylld förslagsblankett på VSD:s webbsida. Förslagsställaren försäkrar att hen har frågat och fått kandidatens och hens suppleants samtycke till förslaget samt uppgifternas tillfälliga publicering och delande till VSD:s medlemskår.

7. Översändande av uppgifter till övriga tjänster

Uppgifterna i registret överförs inte till övriga tjänster.

8. Regelmässigt utlämnande av uppgifter och översändande av uppgifter utanför EU eller EES

Namnen på kandidaterna och deras suppleanter och de samfund de representerar publiceras med motiveringar temporärt på Vetenskapliga samfundens delegations webbsida. Samma uppgifter skickas också per e-post till medlemssamfundens kontaktpersoner, så att samfunden kan internt diskutera kandidaterna innan omröstningen på mötet. Övriga uppgifter i registret utlämnas inte till andra parter.

9. Personuppgifternas förvaringstid

Alla uppgifter som fåtts via förslagsblanketten raderas från kandidatregistret och VSD:s webbsida senast två veckor efter att VSD:s höstmöte har avslutats. VSD:s medlemssamfund ska själva se till att radera e-postmeddelanden som innehåller kandidatuppgifter.

10. Principer för skydd av registret

Registret behandlas omsorgsfullt och de uppgifter som behandlas med hjälp av datasystem skyddas på ett lämpligt sätt. När registeruppgifterna förvaras på en internetserver, sköts datorutrustningens fysiska och digitala datasäkerhet på ett lämpligt sätt.
Den personuppgiftsansvariga ser till att sparade uppgifter och övriga uppgifter som är kritiska med tanke på personuppgifternas säkerhet behandlas konfidentiellt och endast av de anställda i vars arbetsuppgifter detta ingår.

11. Rätt till insyn och rätt att kräva rättelse av uppgifter

Varje person som finns i registret har rätt att granska sina uppgifter som sparats i registret samt kräva att eventuella fel korrigeras eller att bristfällig information kompletteras. Ifall personen vill granska de uppgifter som sparats om hen eller begära korrigering så ska begäran skickas skriftligen till den kontaktperson som anges i punkt två (2).
Den personuppgiftsansvariga kan vid behov be den som framför begäran att bevisa sin identitet. Den personuppgiftsansvariga svarar kunden inom tidsramen som bestäms i EU:s dataskyddsförordning.

12. Övriga rättigheter med anknytning till behandling av personuppgifter

Personer i registret har rätt att be om att personuppgifter gällande hen raderas från registret. De registrerade har också de andra rättigheterna enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning såsom begränsning av behandling av personuppgifter i vissa situationer. Begäran ska skickas skriftligen till den kontaktperson som anges i punkt två (2).
Den personuppgiftsansvariga kan vid behov be den som framför begäran att bevisa sin identitet. Den personuppgiftsansvariga svarar kunden inom tidsramen som bestäms i EU:s dataskyddsförordning.

13. Ändringar i dataskyddsbeskrivningen

Om denna beskrivning ändras markeras ändringarna i beskrivningen med datum. Om ändringarna är betydande rapporteras de på den personuppgiftsansvarigas webbplats.