Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016 12-22) mukainen rekisteröidyn informointiasiakirja Tieteellisten seurain valtuuskunnan (TSV) rekrytoinnin rekisteristä.

Laatimispäivä 3.9.2025.

1. Rekisterinpitäjä

Tieteellisten seurain valtuuskunta
Kirkkokatu 6
00170 Helsinki
Y-tunnus: 0524704-5

2. Rekisterin yhteyshenkilö

Kaisu Reiss
Kirkkokatu 6, 00170 Helsinki
kaisu.reiss(at)tsv.fi
044 774 9786

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Tieteellisten seurain valtuuskunnan avoinna olevien työtehtävien täyttäminen sekä työn tarjoaminen. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite.

4. Käsiteltävät henkilötiedot ja niiden lähde

Rekrytoinnin yhteydessä käsitellään työnhakijoiden yksilöinti- ja yhteystiedot, koulutustiedot, kielitaito, työkokemus ja osaamista koskevat tiedot sekä hakijan vapaamuotoinen oma esittely. Tiedot saadaan henkilöltä itseltään.

5. Henkilötietojen säilytysaika

Valitun hakemus säilytetään pysyvästi eli arkistoidaan. Muiden hakemusten osalta tietoja säilytetään kaksi vuotta tehtävän täyttämisestä.

6. Tietojen suojaaminen

Suojaamme käsittelemämme henkilötiedot asiattomalta pääsyltä erilaisin teknisin ja organisatorisin keinoin ja järjestelyin. Henkilötiedot on tallennettu palvelimille ja järjestelmiin, jotka ovat suojattu palomuureilla ja salasanoilla. Henkilötietoja käsittelevät ainoastaan salassapitoon sitoutuneet henkilöt, joilla on työtehtäviensä perusteella perusteltu syy käsitellä henkilötietoja.

7. Tietojen luovutus

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.

8. Rekisteröidyn oikeudet

• Tarkastusoikeus: Rekisteröidyillä on oikeus tarkastaa rekisteröityä koskevat käsittelemämme henkilötiedot.
• Oikeus vaatia tiedon korjaamista: Rekisteröidyillä on oikeus väärän, epätarkan, epätäydellisen, vanhentuneen tai tarpeettoman tiedon korjaamiseen tai täydentämiseen. 
• Oikeus rajoittaa tiedon käsittelyä: Rekisteröity voi pyytää meitä rajoittamaan tiettyjen henkilötietojen käsittelyjä.

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä kohdassa kaksi (2) nimetylle rekisterin yhteyshenkilölle kirjallisen pyynnön, jossa kerrot nimesi, osoitteesi, puhelinnumerosi ja liität mukaan kopion voimassa olevasta henkilöllisyystodistuksestasi. Kirjallisen pyynnön voi lähettää joko postitse tai turvapostilinkin kautta. Voimme pyytää lisätietoja, jotka ovat tarpeen henkilöllisyytesi tarkistamiseksi.

Suoritamme pyyntösi mukaiset toimenpiteet, mikäli meillä ei ole oikeutettua tai lakisääteistä syytä olla toteuttamatta pyyntöäsi. Voimme hylätä pyynnöt, jotka toistuvat kohtuuttoman usein, ovat liiallisia tai jotka ovat perusteettomia.

9. Automaattinen henkilötietojen käsittely päätöksenteossa

Tieteellisten seurain valtuuskunnan rekrytoinneissa ei tehdä automaattiseen henkilötietojen käsittelyyn perustuvia päätöksiä.

10. Muutokset selosteeseen

Tieteellisten seurain valtuuskunta seuraa lainsäädännön ja viranomaisohjeiden kehitystä sekä kehittää omia palveluitaan. Tieteellisten seurain valtuuskunta voi tarvittaessa tehdä muutoksia ja päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen.

Mikäli tätä selostetta muutetaan, muutokset laitetaan näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, niistä informoidaan rekisterinpitäjän verkkosivuilla.