Detta är ett informationsdokument för den registrerade om Vetenskapliga samfundens delegations (VSD) evenemangsregister i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning.

Upprättad 18.8.2022. Uppdaterad 11.3.2026.

1. Personuppgiftsansvarig

Vetenskapliga samfundens delegation
Kyrkogatan 6, 00170 Helsingfors
FO-nummer: 0524704-5

2. Kontaktpersoner i registerärenden

Kommunikationsplanerare Elina Suominen
Kyrkogatan 6, 00170 Helsingfors
tsv(at)tsv.fi
(09) 228 69 225

3. Personuppgiftsbiträde

Gruppo oy
FO-nummer: 2190176 4
Skepparegatan 37
00150 Helsingfors

4. Registrets namn

Vetenskapliga samfundens delegations evenemangsregister

5. Syfte med och rättslig grund för behandlingen av personuppgifter

Grunden för behandling av personuppgifter är samtycke. Syftet med behandlingen av personuppgifterna är att ordna och utveckla evenemang samt att kommunicera om evenemanget.

Uppgifterna om arrangören och den som uppträder vid evenemanget kan användas i evenemangskommunikationen till den del man kommit överens om när uppgifterna lämnades. I evenemangskommunikationen kan man använda evenemangsarrangörens eller uppträdarens namn, titel, organisationsinformation och material som getts för kommunikationen, till exempel ett fotografi.

(Kompletterat 11.3.2026)

6. Uppgifter som behandlas

Följande uppgifter kan lagras i registret:

Den som anmäler sig till evenemanget:

• Evenemangsarrangörens eller deltagarens namn och titel
• E-postadress
• Telefonnummer
• Organisation
• Deltagaruppgifter såsom specialdieter

Evenemangsarrangör eller uppträdare:

• Evenemangsarrangörens eller uppträdarens namn och titel
• E-postadress
• Telefonnummer
• Andra eventuella kontaktuppgifter
• Organisation
• Uppträdarens eller evenemangsarrangörens fotografi och uppgifter om fotografiet (såsom fotografens namn och andra uppgifter om bildens ursprung, bildrättigheter) 
• Andra eventuella uppgifter om uppträdandet eller ordnandet av evenemanget samt uppgifter om evenemangskommunikationen, såsom specialdieter, uppgifter om kostnader som ersätts (t.ex. reseuppgifter) och forskarprofilens webbadress

(Uppdaterat 28.1.2026 och 11.3.2026)

7. Informationskällor

Uppgifterna i registret fås från de registrerade själva i samband med att de anmäler sig till evenemanget.

8. Översändande av uppgifter till övriga tjänster

Uppgifterna i registret överförs inte till övriga tjänster.

9. Överföring och utlämnande av uppgifter samt överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Uppgifter kan lämnas ut till våra partner som deltagit i att ordna evenemanget samt ordnare av eventuella workshoppar. Vi kan lämna ut information om specialdieter till cateringproducenter. Vi ser till att våra partner har förbundit sig att följa dataskyddslagstiftningen.

Uppgifter överförs inte av den personuppgiftsansvariga utanför EU eller EES.

10. Skydd av personuppgifter och förvaringstid

Endast de anställda som har rätt att i sitt arbete behandla personuppgifter har tillgång till de system som innehåller personuppgifter. Systemen är skyddade med användarnamn och lösenord. Personuppgifter förvaras högst en månad efter evenemanget. Den personuppgiftsansvariga rättar, raderar eller kompletterar på eget initiativ eller på begäran av den registrerade personuppgifter i registret som är felaktiga, onödiga, ofullständiga eller föråldrade med tanke på ändamålet med behandlingen.

11. Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att granska sina uppgifter som sparats i personregistret och kräva att felaktiga uppgifter korrigeras eller raderas, om det finns lagliga grunder för detta. Den registrerade har också rätt att återta eller ändra sitt samtycke.

Alla kontakter och förfrågningar som gäller denna dataskyddsbeskrivning ska framföras skriftligen eller personligen till de kontaktpersoner som anges i punkt två (2). Den personuppgiftsansvariga kan vid behov be den som framför begäran att bevisa sin identitet.

12. Ändringar i dataskyddsbeskrivningen

Om denna dataskyddsbeskrivning ändras markeras ändringarna i beskrivningen med datum. Om ändringarna är betydande rapporteras de på den personuppgiftsansvarigas webbplats.